>  > Автоматизация предприятия

Автоматизация деятельности предприятие

«Около половины всей деятельности, которую люди получают за работу в мире, потенциально могут быть автоматизированы», – Международное агентство корпоративных исследований.
Те, кто понимает, что такое автоматизация, – мощный инструмент, который позволяет вашей команде значительно увеличить отдачу – быстро оказываются впереди. С его помощью вы можете быстро и точно выполнить все ваши второстепенные задачи, чтобы каждый мог сосредоточиться на более важных вещах.
Здесь, в сотрудничестве с Битрикс24, мы знаем, насколько сложно начать работу с повышения эффективности предприятие. Вот почему этот пост проведет вас через:

• Что такое автоматизация
• Какие типы автоматизации бизнес – процессов есть
• Почему вы должны использовать его на предприятие
• Методы, позволяющие начать работу с автоматизацией

Это не сложно, это не страшно, и, конечно, это не заставит вашу команду уйти с работы. Во всяком случае, автоматизация полностью разработана для того, чтобы люди могли выполнять свою работу лучше, чем когда-либо прежде.
Пришло время присоединиться к новейшей революции в эффективности и точности предприятия.

Комплексная автоматизация предприятия с Битрикс24

Повышение эффективности команды

Таким образом, автоматизация не только означает, что простые задачи выполняются быстрее и эффективнее, но и высвобождает время для ваших сотрудников, чтобы сосредоточиться на работе, в которой люди работают лучше и привносят больше ценности. Это включает в себя такие задачи, как интервьюирование и помощь клиентам, просмотр важных документов и все, что требует человеческого интеллекта или суждения.

Без этого беспорядка в их рабочем процессе, ценная продукция вашей команды будет расти в геометрической прогрессии. Например, без необходимости переключаться между программами для получения необходимой информации и без потери времени на размышления о том, что делать дальше, ваша маркетинговая команда может одобрить 10 позиций в час вместо 1, ваша группа поддержки может обработать 20 заявок вместо 5, и так далее.

Опять же, вы не заменяете членов команды, а расширяете их возможности, чтобы команда из 100 выполняла работу из 1000.
Для достижения этого существует (примерно) четыре типа автоматизации предприятия:

• Базовая автоматизация
• Автоматизация процессов
• Автоматизация интеграции
• Роботизированная автоматизация

Базовые средства автоматизации

Базовая автоматизация основана на простых задачах, удобстве использования и коммуникации. Это меньше «автоматически выполняет задачу X» и больше «облегчает выполнение задачи X», обычно благодаря центральному расположению для просмотра всей необходимой информации.

Это самый простой способ автоматизации, так как он не требует специальных знаний или необычных инструментов. В его самом сложном вам придется использовать один дополнительный кусок программного обеспечения или поменять несколько ваших текущих опций для комбинированного обслуживания.

Например, прозрачное общение жизненно важно для предприятии, чтобы избежать путаницы и потерянного времени. Традиционным методом будет использование электронной почты, тогда как базовая автоматизация заставит вашу команду использовать центральное приложение для чата, такое как живая лента. Таким образом, вся ваша команда может отслеживать свои разговоры в одном месте и вести чаты, чтобы держать всех в курсе.

Бизнес-процессы

Автоматизация процессов немного сложнее, но бесконечно мощнее. Этот метод направлен на документирование и управление процессами вашей команды, чтобы каждый знал, что происходит и как выполнять свои задачи.

Хотя вы можете сделать это с помощью традиционных программ документирования процессов, таких как Microsoft Excel и Word, лучшим решением на сегодняшний день является использование специального программного обеспечения для управления бизнес-процессами (BPM), такого как Битрикс24.

В результате ваша команда получит список инструкций для выполнения всех своих общих обязанностей, что позволит им выполнять свою работу быстрее и точнее. Это также означает, что даже неопытные сотрудники могут надежно выполнять сложные задачи, поскольку им может быть предоставлен доступ к тем же инструкциям, которым следует остальная часть вашей команды.

Интеграция предприятия с системой автоматизации Битрикс24

Интеграции систем

Автоматизация интеграции является самой мощной внутренней техникой, но также и самой сложной в настройке. Здесь идея состоит в том, чтобы смоделировать своего рода цифровую рабочую силу – машины, которые могут наблюдать за повторяющимися задачами, выполняемыми вашей командой, а затем выполнять их таким же образом.

Думайте об этом как о том, что ваши службы общаются друг с другом или робот выполняет задачу в соответствии с заранее определенной логикой. Пока вы можете определять правила для действий, которые должны выполняться в определенное время или когда происходят определенные события, автоматизация интеграции позволяет машине полностью избавиться от этой задачи.
Например, предположим, что вы запускаете контрольный список поддержки для обработки каждого запроса, который отправляет клиент. Вместо того, чтобы делать это каждый раз вручную, вы можете интегрировать свои бизнес-процессы и программное обеспечение поддержки клиентов, чтобы ваши контрольные списки запускались автоматически. Вы могли бы даже автоматически назначать членов команды, чтобы они сразу получали возможность действовать немедленно.

Роботизированная система деятельности

Роботизированная автоматизация похожа на автоматизацию интеграции, за исключением того, что вместо того, чтобы заставить ваши программы выполнять задачи автоматически, вы нанимаете «цифровую рабочую силу» для выполнения задач, которые обычно выполняла бы ваша команда.

Это в значительной степени аналогично тому, как робот автоматически выполняет задачи на основе заранее определенных инструкций, за исключением того, что эти «цифровые рабочие» имитируют действия человека в пользовательском интерфейсе вашего программного обеспечения.

Это означает, что вам не нужно знать, как интегрировать, чтобы настроить автоматизацию. Вместо этого машина наблюдает за действиями, выполняемыми человеком в приложении для выполнения задачи, а затем имитирует эти действия, чтобы сделать то же самое. Например, если он видит, что работник нажимает кнопку X и копирует данные Y, он будет делать то же самое при назначении этой задачи в будущем.

автоматизация задач и проектов предприятия

Почему ты должен заботиться?

Одним словом, автоматизация предприятия превращает ваших сотрудников в сверхчеловеков. Подробно, он имеет следующие преимущества (чтобы назвать несколько):

• Машины выполняют задачи быстрее, с нулевой дисперсией или человеческой ошибкой
• Даже базовая автоматизация значительно повышает эффективность и обзор
• Работа проводится одинаково каждый раз
• Наем сотрудников идет намного быстрее
• Общение становится простым и прозрачным
• Подотчетность сотрудников повышается и обеспечивается
• Управление большими командами становится простой задачей проверки ваших обзоров процессов
• Проблемы в ваших процессах легко обнаружить и исправить

Независимо от того, насколько хорош сотрудник, неизбежно будет какая-то человеческая ошибка в их работе. Машины не имеют этой проблемы, и могут выполнять задачи, которые вы поставили надежно каждый раз.

Не только это, но и любые задачи, которые вы передаете, будут выполнены намного быстрее. Это обеспечивает мощную двойную дозу эффективности и точности, которая может регулярно экономить тысячи долларов в условиях предприятия.

Все время и энергию, которые ваша команда тратит на повторяющиеся и непростые задачи, также можно направить на более увлекательную, сложную и ценную работу. Это означает, что вы экономите время и деньги на текущих операциях и делаете больше с вашей текущей командой.

Есть и менее количественные преимущества, особенно если это касается вашей команды. Сочетание надежного, прозрачного общения, избавления от скучных задач и увеличения количества творческой, увлекательной работы творит чудеса для морали и мотивации.

Управлять командой или возглавлять отдел также становится намного проще, поскольку ваше общение, ответственность и процессы поддерживаются на высоком уровне. Вместо того, чтобы преследовать всех за свою работу, вы можете перейти к обзору BPM и сразу увидеть, у кого дела идут хорошо, у кого график и кому может понадобиться помощь или последующее сообщение.
Другими словами, автоматизация предприятия позволяет вам создать более эффективную, точную, мотивированную и управляемую команду, которая может масштабироваться по мере роста вашего предприятия.

Бизнес-процессы предприятия с системой Битрикс24

Методы автоматизации

О предприятии которое внедряет комплексную автоматизацию – давайте углубимся в некоторые методы, которые можно использовать в вашей собственной команде!
Здесь мы рассмотрим:

• Расширение ваших ИТ-услуг
• Использование системы автоматизации бизнес-процессов
• Интеграция ваших программ (через вашу систему BPM)
• Использование роботизированной автоматизации процессов

Расширение ваших ИТ-услуг

Во-первых, вы можете расширить свои ИТ-услуги и создать собственные интеграции, чтобы связать все ваши текущие системы вместе. Это обычно включает выделение ресурсов разработки для создания интеграций или использования существующих программных API, чтобы ваши сервисы взаимодействовали друг с другом.

Несмотря на свою полезность, эти опции требуют больших вложений, чтобы окупиться, и имеют смысл только в определенных обстоятельствах.

Если задачи, которые вы пытаетесь автоматизировать, должны выполняться с использованием конкретных программ и методов, которые вы используете в настоящее время, и вы уже документировали и оптимизировали свои процессы, то пользовательские интеграции могут помочь еще больше повысить производительность вашей команды. В противном случае лучше попробовать другие, более простые пути, прежде чем расширять свои ИТ-услуги.

Использование системы управления бизнес-процессами

Независимо от того, начинаете ли вы с автоматизации или расширяете практику, чтобы охватить больше задач, использование BPM-системы является наиболее экономичным и экономичным способом повышения эффективности.

Первым шагом является отображение ваших сквозных рабочих процессов, чтобы четко определить задачи, связанные с каждым из них. Здесь нет особой техники; просто сядьте со своей командой и запишите, как ваши процессы выполняются в настоящее время.

Опять же, хотя это можно сделать с помощью широко распространенных программ, таких как Microsoft Word , лучший способ избежать путаницы и проблем управления – использовать специальный инструмент БП, такой как Битрикс24. Таким образом, вы сможете записывать свои процессы в месте, где каждый и каждый получит доступ к самой последней версии своих рабочих процессов в системе, специально разработанной для того, чтобы помочь вашей команде функционировать с максимальной производительностью.

Таким образом, использование системы BPM покрывает ваши основные потребности и потребности в автоматизации процессов, а также создает основу для использования интеграции и роботизированной автоматизации. От подключения клиента к созданию контента, все и вся станет более эффективным. Другими словами, он служит центром для всех ваших потребностей автоматизации предприятия.

Интегрируйте свою систему BPM для усовершенствования процессов

После того, как вы установили и запустили систему BPM, следующая лучшая вещь, которую вы можете сделать для предприятия, – это использовать интеграцию, чтобы связать ее с другими платформами, программами и сервисам.
Поскольку вы уже задокументировали свои процессы, вы сможете легко увидеть, где могут быть интегрированы другие программы, чтобы сэкономить время и выполнить сложные задачи. Основными задачами автоматизации являются передача данных и управление ими, запуск контрольных списков процессов, организация встреч, создание и заполнение документов и форм и т. д.

Возвращаясь к нашему примеру контрольного списка поддержки, вы можете интегрировать свою систему бизнес-процессов и свою платформу поддержки. Таким образом, вы можете автоматически запускать контрольный список при каждом запуске нового разговора о поддержке, и такие данные, как имя человека, данные о компании и сообщения, могут автоматически вставляться в ваш контрольный список.

Это отличный способ сделать вашу систему BPM еще более мощной, и если вы используете сторонние сервисы, вам не понадобятся знания в области программирования. Однако для этого потребуется, чтобы у вас уже была установлена надежная система BPM, а любое стороннее программное обеспечение или служба добавят еще один расход в ваш список.

Использовать автоматизированный процесс работы

Единственный реальный способ использования роботизированной автоматизации – это нанять услугу «цифровой рабочей силы». Самостоятельная настройка потребует безумных затрат времени и денег, и в конечном счете это бессмысленно, когда уже существуют совершенно хорошие услуги.

Роботизированная автоматизация отлично подходит для повторяющихся задач и может быть легко обучена службе, позволяя ей наблюдать за работой ваших сотрудников в их приложениях. Однако он имеет те же ограничения, что и другие средства системной эффективности предприятий, в том смысле, что он не может обрабатывать все, что требует человеческой логики или рассуждений.
В сочетании с преимуществами, которые предоставляют другие методы автоматизации, роботизированная автоматизация – далеко не главное решение ваших проблем. А именно, это полезно, когда вы пытаетесь интегрировать процессы, в которых используется устаревшее программное обеспечение, которое не имеет легко доступных (или пригодных для использования) API.

Начните с простого; настроить систему бизнес-процессы

Это поможет вам удовлетворить ваши основные потребности и потребности в автоматизации процессов, а также послужит платформой, которую вы впоследствии сможете использовать для простого перехода к интеграции и роботизированной автоматизации.

Более того, это также будет означать, что ваши процессы будут документированы, что позволит вашей команде всегда следовать правильному методу при выполнении своих задач, а также упростит вам назначение, управление и отслеживание их прогресса.
Вы можете сделать все это и многое другое, зарегистрирован свою CRM систему Битрикс24 сегодня. Битрикс24 предназначен, для удовлетворения всех ваших потребностей в процессах и автоматизации, начиная от документирования процессов в многофункциональных шаблонах и заканчивая автоматически обновляемым обзором прогресса вашей команды.

Оставьте заявку и узнайте все о возможностях автоматизации вашего бизнеса!