>  > Электронный документооборот

Что такое система электронного документооборота?

Хранение бумажных документов и файлов является дорогостоящим предложением для организации. Документы должны быть вставлены в папки с файлами и помещены в дорогой картотечный шкаф, а офисная недвижимость должна быть отведена для их хранения. Когда файл необходим, он должен быть извлечен, а затем отправлен в файл еще раз. Из-за этих проблем многие компании перешли на систему электронного документооборота. Многие системы доступны, но все они предлагают схожую функциональность и работе с электронными системами.

Обработка документов

Когда документ поступает в офис, использующий систему электронного документооборота, он сканируется с помощью массового сканера. Эти сканеры работают так же, как электронно фотокопировальной машина с подачей листов, который может обрабатывать несколько страниц одновременно. После сканирования документа сотрудник присваивает ему имя, номер файла или другой код отслеживания. После создания электронного документа исходный бумажный документ можно уменьшать.

 

Программное обеспечение для управления документами

Специализированное программное обеспечение для управления документами используется для организации и хранения каждого отдельного файла. Эти инструменты электронного документооборота упрощают процесс хранения и поиска благодаря использованию мощного оптического распознавания символов, которое считывает содержимое каждого документа. Эта электронная информация хранится как часть электронного файла, что позволяет искать содержимое каждого документа, хранящегося в базе данных. Сотрудники могут искать все документы от конкретного клиента, содержащие определенные ключевые слова или используя любую другую переменную. То, что обычно занимало бы часы файлового клерка, теперь может быть достигнуто кем угодно в течение нескольких минут.

Электронная маршрутизация

После того как документ сканирован, продавец может переслать его любому сотруднику организации для проверки. В традиционной бумажной среде документооборота это включало доставку файла вручную. Обычно файлы пропадали или томились на рабочих столах сотрудника в течение нескольких дней или недель, недоступных кому-либо еще. Системы управления документооборота позволяют немедленно просматривать информацию любому сотруднику организации. Любой документ может быть немедленно передан между сотрудниками, даже между офисами и территориями.

электронный документооборотУсиленная безопасность электронного документооборота

Каждый электронный документооборот может быть защищен с использованием расширенного протокола безопасности, аналогичного используемому банками. Документы могут быть защищены, так что только определенные сотрудники могут получить доступ к определенной информации. Запертые шкафы для документов заменяются защищенными паролем системами безопасности, которые значительно снижают вероятность попадания информации в чужие руки. Сотрудники могут быть уверены, что конфиденциальная электронная информация остается полностью защищенной, а отдел продаж может хранить документы, доступные любому сотруднику.

Резервное копирование вне сайта

База данных документов может быть легко сохранена на любом устройстве. Основное запоминающее устройство часто находится в основном офисе компании, часто на сервере, расположенном в отделе информационных технологий. Данные также легко архивируются и хранятся вне сайта. Это огромное улучшение по сравнению с бумажными файлами, которые могут быть легко уничтожены в результате повреждения водой или пожара. Хранение всей копии базы данных документов за пределами сайта обеспечивает отличный план обеспечения непрерывности бизнеса, гарантируя, что ключевая информация не будет потеряна из-за катастрофы.

Оставьте заявку и узнайте все о возможностях автоматизации вашего бизнеса!