Цифровое рабочее место
В крупных компаниях «узким горлышком» является долгий процесс согласования, рутинность выполняемой работы и долгое обучение новых сотрудников. Необходимость лишних коммуникаций делает компанию неповоротливой и не готовой к быстрым изменениям, чтобы подстроиться под постоянно меняющийся рынок.
Одним из вариантов ускорения работы отделов является автоматизация всех процессов. В Битрикс24 для этого предусмотрены цифровые рабочие места.
Цифровое рабочее место — это индивидуальное пространство для сотрудников и отделов, в котором работа разделена на главные этапы и задачи. Оно основано на смарт-процессах, которых нет в CRM. Использование цифровых рабочих мест делает работу отделов понятной и прозрачной, сводит к минимуму ошибки и позволяет контролировать работу всех отделов компании.
Хотите узнать, как вам автоматизировать работу отделов без дорогостоящей помощи программистов и кода?
Свяжитесь с нами, и мы подробно ответим на все ваши вопросы про возможности Битрикс24 в чате или во время звонка
Как использовать цифровые рабочие места?
Вы можете создать цифровое рабочее место для каждого сотрудника отдела со своим списком уникальных задач и процессов.
Например, отдел бухгалтерии может полностью автоматизировать рабочий процесс, начиная от сбора данных и заканчивая подготовкой документов для отчетности.
Настройка прав доступа позволит видеть нужную информацию ограниченному кругу лиц. Что очень удобно при адаптации новых сотрудников: просто предоставьте им доступ к цифровому рабочему месту отдела, и они быстрее вникнут в рабочий процесс.
Чтобы настроить цифровое рабочее место, нужно последовательно выполнить четыре простых действия:
- Создать цифровое рабочее место.
- Добавить необходимый смарт-процесс.
- Настроить карточку отдельных элементов и стадий в канбане.
- Дать права доступа сотрудникам отдела.
Разберем каждый шаг подробнее.
Создание цифрового рабочего места
В списке цифровых рабочих мест нажмите на кнопку «Создать».
Затем введите название и выберите «Сохранить»
Добавление смарт-процесса
В разделе «Настройки» откройте вкладку «Смарт-процессы».
Перенесите процесс из CRM, другого рабочего места или создайте новый.
Настройка отдельных элементов и стадий в канбане
Добавьте новые поля в карточку смарт-процесса. Каждое поле соответствует этапу работы. Затем для каждого отдельного процесса создайте свои стадии в канбане и карточки.
Например, цифровое рабочее место HR-специалиста после всех настроек будет выглядеть так:
Настройка прав доступа
Чтобы доступ к цифровому рабочему месту был у нужных сотрудников, а не у всего штата, нужно настроить права.
Для этого перейдите в CRM > Настройки > Права > Права доступа.
Создайте новые роли или выберите из списка существующих
Затем настройте права для каждой роли и нажмите кнопку «Сохранить».
Преимущества цифрового рабочего места
- Прозрачность рабочих процессов — каждый этап работы структурирован и интуитивно понятен как руководителю, так и новым сотрудникам. Ход работы можно отследить буквально в несколько кликов.
- Отчетность по отделу и сотрудникам — BI-отчеты позволят оценить эффективность работы и принять верные управленческие решения: на какие отделы можно увеличить нагрузку, а с каких снять, каким сотрудникам дать премию.
- Помощь в адаптации новых сотрудников — подробная визуализация рабочих задач и процессов помогает новым работникам быстрее вникнуть в рабочие процессы и сокращает время обучения.
- Сокращение нагрузки на отделы — когда каждый сотрудник видит и понимает, из каких конкретных этапов состоит его работа, то количество лишних коммуникаций снижается, и это увеличивает скорость команды.
Цифровые рабочие места позволяют автоматизировать работу отделов и каждого сотрудника в частности. Благодаря ручной настройке вы можете создавать список уникальных смарт-процессов не ограничиваясь стандартными возможностями CRM.
В крупных компаниях, где есть регламенты и важно все делать вовремя и без ошибок, цифровые рабочие места являются необходимостью.
Выбирайте для своей компании Битрикс24 и используйте его возможности по максимуму!
Возникли вопросы или вам нужна помощь с настройкой цифровых рабочих мест? Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами в течение 24 часов.
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.