Календари в Битрикс24, настройка и синхронизация
Ежедневно в компании происходят десятки и даже сотни важных событий: планерки, презентации клиентам, корпоративы, встречи по направлениям и др. Держать все в голове невозможно, а обычные календари и облачные решения (Google календарь, Trello) не соответствуют потребностям бизнеса.
Календари Битрикс24 — это готовое решение для бизнеса, которое не только выполняет стандартные функции, но и улучшает коммуникацию в компании, делает ее прозрачной, а также синхронизируется с CRM.
Об основных преимуществах календарей Битрикс24 расскажем в этой статье.
Не хотите читать дальше?
Свяжитесь с нами, и мы подробно ответим на все ваши вопросы про возможности Битрикс24 в чате или во время звонка
В Битрикс24 есть 2 типа календарей: календарь компании и личный календарь сотрудника.
Календарь компании находится в разделе Календарь в меню слева. В нем можно планировать все важные события для вашего бизнеса.
Личный календарь сотрудника находится там же. Функции календарей аналогичные, поэтому мы остановимся подробнее на календаре компании.
Задачи можно вносить в календарь как вручную, так и с помощью CRM.
Для максимально удобного использования необходимо настроить права доступа к календарю. Это может сделать администратор в два клика, нажав в календаре компании вкладку Права доступа и настроив права для каждого сотрудника:
- Доступ закрыт — сотрудник не может просматривать календарь.
- Просмотр доступности — можно посмотреть, у кого есть права доступа к календарю.
- Просмотр доступности и названий — можно увидеть, у кого есть права доступа и название событий.
- Просмотр — вы можете видеть события без возможности редактирования.
- Редактирование событий и календарей — к просмотру добавляется функция редактирования событий и календарей.
- Полный доступ — у вас есть все права администратора.
Встречи в календаре компании для нескольких человек (например, планерка) будут автоматически отображаться в личных календарях сотрудников. Поэтому ни одно событие не останется пропущенным или незамеченным.
Настройка календаря в Битрикс24
Вы можете синхронизировать личный календарь Google в Битрикс24. Для этого нужно нажать на шестеренку в настройках календаря и найти кнопку Настроить внешние календари.
В результате вам не придется переносить вручную все события, что очень удобно и сокращает время на заполнение календаря.
Также есть возможность синхронизировать календарь Битрикс24 с личным календарем на вашем ноутбуке, планшете или телефоне.
Как создать событие в календаре?
Можно воспользоваться двумя способами: быстрой формой (удобно при работе с мобильного устройства) и полной формой.
При использовании быстрой формы нужно:
- Выбрать дату.
- Указать название, время и место проведения.
- Выбрать участников события.
- Добавить неограниченное количество напоминаний.
При выборе участников встречи у вас появится Планировщик, в котором будет отображена занятость участников. Эта функция максимально упрощает процесс согласования времени события.
При добавлении события через полную форму вам открываются новые возможности:
- Регулирование часовых поясов. Актуально, если ваша команда работает из разных стран и нужно подобрать удобное время для общекомандной планерки.
- Повторяемость событий. Если вы планируете проводить события регулярно, то календарь автоматически будет создавать новые события и оповещать участников встречи.
Как добавить календарь сотрудника?
При планировании работы важно учитывать не только планы всей компании, но и планы отдельных сотрудников. И календари Битрикс24 решают эту задачу.
Чтобы добавить календарь сотрудника, нужно:
- Перейти в раздел Календари.
- Выбрать список рядом с кнопкой Добавить.
- Выбрать необходимый тип календаря и присвоить ему цвет.
- Попросить сотрудника настроить для вас Права доступа: выбрать Просмотр доступности и названий.
Свободные слоты в календаре
Если вам нужно назначить встречу с сотрудником другой компании, то в этом вам поможет функция Свободные слоты. Она максимально простая и позволяет назначить время встречи в 2 клика без необходимости тратить время на звонки и согласование.
Для того, чтобы воспользоваться этой функцией, нужно:
- Перейти в раздел Мой календарь.
- Нажать на переключатель Свободные слоты.
Ссылка на ваше расписание автоматически скопируется и вы сможете ее отправить коллеге из другой компании.
Перейдя по ссылке, внешний пользователь сможет увидеть ваши свободные слоты. При этом уже запланированные события (время и названия встреч) будут для него недоступны.
Вот, как это выглядит:
Под классическим форматом календаря в Битрикс24 находится незаменимый помощник в планировании и коммуникации, который позволяет: сократить время согласования событий, вовремя напоминать всем участникам о встрече, видеть загруженность и задачи сотрудников компании.
Если у вас возникли вопросы по использованию календарей или вы хотите внедрить Битрикс24 в свою компанию — свяжитесь с нами. Мы всегда на связи!
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время.
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.