Общий диск в Битрикс24, доступ к файлам для всей компании
Документооборот — неотъемлемая часть работы любого бизнеса. Обмен документами, редактирование и согласование занимают много времени, особенно в крупных компаниях. Функционала Google Drive, Яндекс.Диск и других облачных решений недостаточно для бесперебойной работы. На помощь приходит общий диск Битрикс24.
Общий диск в Битрикс24 — это централизованное облачное хранилище, предоставляющее доступ к документам и файлам компании.
Здесь можно хранить все возможные рабочие материалы, включая файлы из почты и записи телефонных разговоров. Администраторы имеют полный контроль и возможность настройки прав доступа к файлам. «Общий диск» предлагает различные виды папок, обеспечивая удобную сортировку файлов и эффективный документооборот.
Как работать с Битрикс24.Диск?
1. Что хранится на Моем диске в Битрикс24
Каждый сотрудник получает личное хранилище — «Мой диск». В нем автоматически сохраняются файлы, с которыми работает пользователь. Это может быть все, что угодно: от изображений из комментариев до отчетов и записей разговоров. Битрикс24 предоставляет возможность совместного использования отдельных файлов и папок.
Файлы и папки с совместным доступом отмечены специальными иконками.
2. Виды папок и управление файлами на диске
Файлы в Битрикс24.Диск автоматически распределяются по соответствующим папкам: загруженные, сохраненные и созданные в Битрикс24 файлы. Пользователи могут выполнять различные действия с файлами, такие как скачивание, перемещение, редактирование и удаление.
3. Хранилище данных: доступ к файлам из любой точки мира
Упрощение работы с файлами и экономия времени — ключевые преимущества «Битрикс24.Диск». Загрузка и работа с файлами становится простой и надежной. Сотрудники могут легко загружать документы на общий диск, а настройки доступа позволяют организовать как открытый доступ, так и персональные диски.
«Битрикс24.Диск» укрепляет сотрудничество внутри компании, позволяя мгновенно предоставлять доступ к файлам, обсуждать и редактировать документы в режиме реального времени, получать уведомления о новых файлах и использовать публичные ссылки для внешнего согласования, избегая сторонние сервисы.
Работать с общим диском можно через веб-версию Битрикс24, а также через мобильную версию, обеспечивая доступ к документам в любой точке мира.
Настройка Общего диска, включая настройку бизнес-процессов и прав доступа к файлам, доступна только в веб-версии.
Преимущества Битрикс24.Диск
1. Экономия времени сотрудников
Все документы и файлы находятся в одном месте. Каждый сотрудник может передать доступ к файлу коллеге всего в один клик. А возможность совместного редактирования документов позволяет вносить изменения без долгих согласований.
После загрузки файла все пользователи видят документы в живой ленте.
Бизнес-процессы позволяют автоматизировать рутинные операции, например, согласование счетов, отчетов и сбор фото/документов по сделке. Что очень важно в коммуникации разных отделов компании. Можно использовать шаблоны бизнес-процессов или создать свой шаблон самостоятельно.
2. Экономия средств с Битрикс24
Используя «Битрикс24.Диск», вы существенно сокращаете расходы, отказавшись от покупки лицензий на Microsoft Office, ведь Битрикс24 хранит все электронные документы в облаке. Создание, просмотр и редактирование документов происходит через бесплатные сервисы, такие как Google Docs и MS Office Online. В зависимости от тарифного плана, вы можете получить от 5 ГБ бесплатного облачного хранилища до неограниченного объема для более крупных компаний.
3. Управление историей изменений и легкий поиск
«Битрикс24.Диск» также предлагает удобные инструменты для управления файлами, позволяя сохранять и восстанавливать предыдущие версии. После редактирования файлы не исчезают, а попадают в архив. Поиск нужного файла становится проще благодаря фильтрам по названию, автору, типу файла и другим параметрам.
4. Безопасность
Передача данных шифруется с помощью протокола SSL. Вам не придется беспокоиться о том, что доступ к вашим данным могут получить сторонние организации. Также есть возможность настроить разные права доступа для каждого сотрудника.
«Битрикс24.Диск» — это незаменимый сервис в работе компании. Теперь не нужно сохранять данные на флешку или личный Google-диск, специально внедрять сервис или переобучать сотрудников.
Удобство использования, интуитивно понятный интерфейс, возможность совместной работы с коллегами, настройки доступа и полная безопасность ваших данных — все это вы можете получить прямо сейчас.
Остались вопросы?
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.