Онлайн-офис
Один из самых удобных и эффективных инструментов в Битрикс24 — онлайн-офис. В нем есть все что нужно для работы ваших сотрудников как в офисе, так и на удаленке.
Улучшенные видеозвонки, ИИ-помощник, рабочие чаты с коллегами, функциональные календари — об этом и многом другом расскажем в статье.
Мессенджер для сотрудников
Чат М1 в Битрикс24 — уникальный мессенджер только для своих. Благодаря усиленной безопасности вы всегда можете быть уверены в конфиденциальности ваших данных и отсутствии мошенников в рабочих чатах.
Удобный интерфейс, простая навигация и высокая скорость работы позволят вам перейти из сторонних мессенджеров в чат Битрикс24.
Возможности чата М1
Личный и групповой сайдбар
У всех сотрудников есть персональный чат с самим собой, где удобно сохранять важные задачи или сообщения из рабочего чата, которые хочется перечитать позже.
Постепенное прочтение сообщений
Если вы зашли в чат в конце рабочего дня, а там +100 сообщений, то вы можете читать их поэтапно. После закрытия чата вы сможете вернуться к тому месту, на котором остановились. А специальная линия укажет, какие сообщения вы не успели прочитать.
Черновики сообщений
Не успели дописать сообщение и вас кто-то отвлек? Не волнуйтесь. Вам не придется все переписывать заново, так как в чате сохранится черновик.
Чат с искусственным интеллектом CoPilot
ИИ может выступать в роли маркетолога, SMM-специалиста, копирайтера и даже продюсера. Используйте его, чтобы придумать новые идеи для мозгоштурма с командой, убрать опечатки в тексте или создать контент-план для соцсетей компании.
Дополнительные возможности
- Настройки чатов. Хотите, чтобы новые сотрудники видели историю переписки, которая была до их вступления в чат? Выберите соответствующую функцию в настройках. Так новые сотрудники сразу поймут контекст беседы.
- Расширенное количество сотрудников. В чате одновременно могут присутствовать до 1 000 000 сотрудников без каких-либо сбоев и технических неполадок.
Видеозвонки
Битрикс24 Синк — обновленный формат видеоозвонков, который стал еще удобнее и превосходит сторонние сервисы.
Преимущества видеозвонков
Начать созвон можно из любой задачи, встречи в календаре или чата. Вам не нужно добавлять участников вручную, уведомления получат только те сотрудники, которые указаны в конкретном событии.
Запись встреч без ограничений. Общайтесь с коллегами 2-3-5 часов подряд. В десктопной версии сохранится файл с записью встречи целиком.
Очередь из желающих высказаться. Теперь спикеру не нужно следить за тем, кто первый из участников видеозвонка поднял руку, они располагаются в порядке очереди в правом нижнем углу экрана.
Одновременная демонстрация нескольких экранов. Обсуждайте и анализируйте сразу все необходимые вопросы и не теряйте время на отдельные созвоны с коллегами. Просить доступ у организатора к демонстрации экрана не нужно.
Видеоконференции
Видеоконференции также доступны через одноименный раздел в левом меню, или вы можете его найти в основном поиске портала по запросу «видеоконференции». Теперь в конференции может одновременно присутствовать 100 человек, а подключиться к ней смогут даже внештатные сотрудники без регистрации в Битрикс24.
Компания > Видеоконференции > Создать.
Затем вам необходимо будет выполнить следующие действия:
- Дать название конференции
- Пригласить участников
- Придумать пароль для входа
- Создать сообщение для приглашения внештатных сотрудников, нажав на карандаш.
Чат конференции будет создан автоматически, чтобы вы могли обсудить с коллегами важные вопросы. Чат будет доступен после завершения конференции.
Новостная лента компании
Оповестите всех сотрудников об актуальных новостях, написав пост в общей ленте. Это упрощает обсуждение и экономит ваше время.
Раздел “Новости” Вы можете найти в левом меню портала. С помощью сообщений Вы можете поделиться новостями с любыми сотрудниками, прикрепить нужные файлы. Здесь же можно создать и событие в календаре, провести опрос.
Документы
В Битрикс24 есть своё пространство для хранения документов. Для Диска.
Битрикс24 есть 2 понятия: общий диск и мой диск. На личном диске вы храните только свои файлы. Загрузите файлы на Общий диск, и с ними смогут работать все сотрудники, кому предоставлен доступ.
Битрикс24 имеет встроенный редактор для совместной работы с документами. Вам не нужно скачивать документ, чтобы его изменить.
Для того, чтобы отобразить весь список документов, необходимо зайти в левом меню портала во вкладку Документы онлайн либо найти раздел в общем поиске сверху.
Вы можете создавать документы разных форматов: docx, xlsx, pptx. Документы можно сохранять одновременно и на диске Битрикс, и на вашем компьютере. Для этого в разделе “Диск” необходимо нажать на шестеренку и выбрать “настройка работы с документами”.
Вы можете открывать и редактировать документы совместно — даже во время видеозвонка, чтобы вносить актуальные правки. Есть возможности блокировки документа, чтобы исключить одновременные изменения. При видеозвонке есть возможность создать резюме встречи с готовыми шаблонами. Оно будет доступно внизу видеоконференции.
Документы можно публиковать практически в любых разделах: прикреплять к задачам, в чаты, в календарь, отправлять в живую ленту (новости), просто добавить на Диск и редактировать их там же. Для каждого проекта или группы так же есть свой отдельный Диск, в который можно загружать файлы, относящиеся к проекту.
Календарь
В Битрикс24 есть календарь компании. Его можно найти в левом меню в разделе “календарь”.
Мой календарь заполняется исходя из ваших задач и встреч.
В календаре компании можно планировать встречи и общие события. Планировщик встреч поможет подобрать удобное время, которое подходит всем участникам. При создании встречи будет показано, кто в какое время свободен. Вы можете добавлять и сторонних пользователей во встречу, указав его e-mail.
В календаре уже установлено право на добавление новых событий для всех пользователей, таким образом любой сотрудник может запланировать событие, касающееся всей компании. Конечно, администратор всегда может поменять эти права. Нажмите кнопку Календари в правом верхнем углу. Найдите Календарь компании, нажмите рядом на три горизонтальных полоски при наведении на него и нажмите “редактировать”.
Во вкладке Права доступа укажите, кто и какие права будет иметь на работу с календарем компании. Здесь Вы можете гибко настраивать любые права и добавлять новые календари.
Вы можете настроить синхронизацию календаря с iOS или Android с помощью кнопки “Синхронизировать календарь”.
Рабочие группы и проекты
Сотрудники и даже внешние пользователи могут объединяться в рабочие группы или проекты, как открытые, так и закрытые, доступ к которым будет только по приглашению.
В группах или проектах Вы можете ставить друг другу задачи, контролировать их выполнение, вести переписку в чате проекта, планировать встречи, хранить документы, привязанные к конкретному проекту.
Присутствие в офисе
Вы можете посмотреть, кто из сотрудников онлайн или ушёл на перерыв; кто уже начал рабочий день, а кто — завершил.
В профиле сотрудника есть вся информация о нем. С помощью указанных интересов Вы по тегам сможете найти единомышленников.
Профиль хранит все заслуги и благодарности, которые когда-либо назначали сотруднику в новостной ленте.
В разделе Сотрудники Вы можете поискать всех сотрудников по отделам или филиалам.
Рабочие отчеты
На максимальном облачном тарифе Битрикс24 ваши сотрудники могут создавать отчеты руководителю.
В разделе Время и отчёты для каждого сотрудника Вы можете настроить свой отчёт и выбрать его периодичность.
Отчеты должны быть утверждены и оценены руководителем. Окно подачи отчета показывается у сотрудника автоматически при наступлении нужного времени.
Почта
Подключите к Битрикс24 привычную почту (e-mail) и отправляйте своим клиентам стандартные письма. Все входящие, исходящие письма останутся у вас в Битрикс24. Письма можно отправлять из сделок, лидов, списка контактов и компаний.
Добавляйте все корпоративные и личные почтовые ящики, распределяйте права и доступ сотрудникам.
База знаний
База знаний в Битрикс создается для регламентов, статей, обучающих материалов и т.д. С её помощью Вы можете сэкономить время на обучение новых сотрудников.
База знаний — это небольшой сайт со своими блоками. Создавайте любые материалы, используя любые встроенные шаблоны. Вы сможете быстро найти информацию в базе с помощью умного поиска по ключевым словам.
Кроме того, для каждого проекта можно создать свою базу знаний.
Мобильная версия Битрикс24
Будьте всегда на связи, скачав удобное приложение на мобильный телефон.
Мобильная версия имеет почти все функции, что и десктопная (задачи и проекты, crm, чаты, видеозвонки, диск, новости, календари).
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.
Мы создали базу знаний для сотрудников медицинского центра «МедЛайн» на платформе Битрикс24. В ней были структурированы все необходимые материалы, внедрены обучающие видео и настроены права доступа. Это позволило сократить время на адаптацию новых сотрудников, повысить производительность и уменьшить количество ошибок за счёт автоматизации процессов обучения.