Онлайн-запись в Битрикс 24: революция в управлении клиентскими записями!

>
>
Онлайн-запись в Битрикс 24: революция в управлении клиентскими записями!

Битрикс24 Онлайн-запись: начало работы

  • Описание инструмента: Онлайн-запись — инструмент для записи клиентов на прием к специалистам и бронирования техники/оборудования, подходит для различных сфер услуг (медицинские центры, салоны красоты, аренда помещений и техники, консалтинговые услуги).
  • Автоматизация: Помогает автоматизировать процесс бронирования, отслеживать загруженность специалистов, отправлять напоминания клиентам и сохранять данные в CRM.
  • Доступность: Онлайн-запись доступна не на всех тарифах.

Основные функции

  1. Создание ресурсов: Ресурсы — это люди, оборудование, помещения. Для начала работы необходимо создать и настроить ресурсы в разделе Онлайн-запись.

2 Настройка напоминаний: Автоматические сообщения для клиентов о визите и подтверждении записи.

3 Запись клиента: Выбор ресурса, дня и времени для записи клиента. Возможность записать на несколько приемов.

  1. 4 Отслеживание загруженности:
    • Статистика: Просмотр новых клиентов и выручки.
    • Фильтр: Выбор отображаемых ресурсов в расписании.
    • Загруженность ресурсов: Информация о занятости слотов и проценте загруженности.

5 Пересечение ресурсов: Возможность бронирования нескольких ресурсов одновременно (основной и дополнительный).

6 Отображение расписания: Увеличение окна расписания, отображение всех ресурсов и уменьшение масштаба для удобства просмотра.

Как записать клиента на услугу в Битрикс24

  1. Инструмент Онлайн-запись:
    • Позволяет записывать клиентов на прием к специалистам и бронировать ресурсы.
  2. Запись клиентов:
    • Доступно всем сотрудникам в разделе Онлайн-запись.
    • Для создания записи выберите время и ресурс, затем нажмите «Создать».
    • Можно добавить дополнительные ресурсы и выбрать несколько слотов для записи.
  3. Добавление клиента:
    • Можно создать нового клиента или выбрать существующего из CRM.
    • Новые клиенты автоматически сохраняются в CRM.
    • Можно добавить заметки к записи для дополнительной информации.
  4. Привязка к сделке:
    • Запись можно связать с конкретной сделкой в CRM или создать новую.
  5. Настройка напоминаний:
    • Напоминания можно отправлять по WhatsApp или СМС.
    • Шаблоны сообщений нужно настроить заранее.
  6. Подтверждение записи:
    • Запись автоматически подтверждается, если клиент подтвердил ее по ссылке.
    • Неподтвержденные записи можно изменить вручную.
  7. Отслеживание посещаемости:
    • В каждой записи отмечается, пришел ли клиент.
  8. Перенос и удаление записи:
    • Запись можно перенести на другое время или удалить, если она была создана по ошибке.

Онлайн запись: как настроить шаблоны сообщений для клиентов 

Основные факты 

  1. Автоматическая отправка сообщений:
    • Сообщения отправляются клиентам через WhatsApp, а при его отсутствии — через СМС.
    • Для этого необходимо подключить сервис Битрикс24 СМС и WhatsApp.
  2. Типы сообщений:
    • Сообщение о записи: отправляется сразу после записи с информацией о времени, дате и ресурсе.
    • Автоматическое подтверждение: клиент получает сообщение за день до визита с ссылкой для подтверждения.
    • Напоминание о записи: отправляется утром в день записи или накануне вечером для утренних записей.
    • Напоминание при опоздании: отправляется через 5 минут после начала записи, если клиент задерживается.
  3. Настройка шаблонов сообщений:
    • Выбор шаблона: два типа — для записи к специалистам и для бронирования оборудования/помещений.
    • Автоматическая подстановка данных: имя клиента, название ресурса, дата и время записи, название компании.
    • Сохранение настроек для новых ресурсов: необходимо отметить соответствующий чекбокс.
    • Отключение шаблона: по умолчанию все шаблоны включены, их можно отключить по необходимости.
  4. Создание ресурса: после настройки сообщений необходимо нажать кнопку «Создать ресурс».

Онлайн-запись: создание нового ресурса

  • Определение: Онлайн-запись — инструмент для записи клиентов на прием к специалистам, бронирования техники и оборудования.
  • Создание ресурсов: Все сотрудники Битрикс24 могут создавать и изменять ресурсы.
  • Процесс создания:
    • Перейдите в раздел Онлайн-запись и нажмите Добавить ресурс.
    • Укажите сферу деятельности:
      • Медицинские услуги
      • Аренда оборудования
      • Услуги специалистов
      • Аренда автомобилей
      • Аренда помещений
      • Другое (если нужной сферы нет в списке)
  • Настройка ресурса:
    • Название: Укажите имя/фамилию для специалистов или марку/номер для автомобилей.
    • Тип: Выберите из списка или создайте новый.
    • Отображение:
      • В колонках расписания (для основных ресурсов)
      • При пересечении ресурсов (для дополнительных)
    • Доступность: Укажите время, когда ресурс доступен для записи. Можно использовать рабочие часы компании или установить отдельный режим.
    • Длительность записи: Определите стандартное время записи (например, 1 час для врача).
  • Настройка уведомлений:
    • Включите напоминания для клиентов (СМС или WhatsApp):
      • Уведомление о записи
      • Автоматическое подтверждение
      • Напоминание в день записи
      • Напоминание при опоздании
  • Изменение и удаление ресурса:
    • Выберите ресурс в расписании, нажмите Три точки (…) для изменения настроек или удаления. Можно скрыть ресурс, если он временно недоступен (например, врач в отпуске).

Наши кейсы

Наши клиенты нам доверяют

В компании разработан розничный интернет-магазин, около 10 брендовых лендингов, телефония А1, почта, Jivo - всё это нужно было свести в одно место, в Битрикс24. А также оцифровать отдел продаж и базу клиентов, в дальнейшем интегрировать 1С и подключить оптовый отдел.

В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.

В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.

В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.

В компании не было системы учета клиентов и возможности отслеживать статистику продаж, чтобы видеть, какие позиции продаются быстро и пользуются спросом, а какие нет. Заказчик обратился с запросом начать собирать клиентскую базу и настроить статистику по покупкам.

Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.