Роботы и триггеры в Битрикс24: автоматизация уже сегодня

>
>
Роботы и триггеры в Битрикс24: автоматизация уже сегодня

С развитием бизнеса, как правило, растет и количество рутинных задач, которые многие хотели бы сделать автоматическими и не тратить на них время. Роботы в Битрикс24 обладают широкими возможностями автоматизации, позволят заниматься вашим сотрудникам только нужной работой и предотвратят их ошибки.

Что именно позволяют автоматизировать роботы и триггеры и в чем их различие, объясняем далее.

Роботы — это алгоритм, который запускает определенный процесс при переходе сделки на какую-то из стадии вашей воронки продаж.
Приведем один из роботов: если ваш менеджер или оператор не работает какое-то время со сделкой, и она долго находится на стадии “в обработке” и не переходит на другую, то Вам автоматически приходит сделка на контроль, или сотрудники ставится задача о том, что стоило бы и вспомнить о клиенте.

Конечно же, роботы существуют не только для взаимодействия с сотрудниками, но и для коммуникации с клиентами, для автоматической отправки писем, смс или даже звонок с озвучиванием определенной информации. К примеру, Вы занимаетесь доставкой своих товаров. Вы можете настроить робота таким образом, чтобы вашему клиенту приходила смс следующего характера “Ваш заказ будет доставлен в n-время n-числа”. Необходимы только поля с заполненными данными о дате и времени, которые можно подгрузить в смс.

Вариантов роботов очень много, и они доступны в любом количестве на любом тарифе. На бесплатном их только 5 на всю воронку.

Роботы могут срабатывать и при определенных условиях. Например, на скриншоте показано, что документ измененится, только если создателем сделки был определенный сотрудник или сотрудники. Робот “изменение документа” позволяет нам поменять название сделки или её поля в зависимости от перехода на определенную стадию.
Роботы могут срабатывать не сразу, а и по истечению определенного времени.

Роботы помогают автоматически менять статусы и стадии сделок, создавать новые сделки из лидов. Это поможет сконцентрироваться менеджерам на работе с клиентами и не тратить время на системные обязанности.

Вы могли заметить, что так же существует и вариант настройки своих роботов. Свои роботы — приложения из Маркета Битрикс24, которые добавляют роботов от сторонних разработчиков, для интеграции внешних сервисов с вашим порталом. Для разработки используются вебхуки — упрощенный REST-интерфейс, позволяющий создавать собственные обработчики событий.

Триггеры — практически те же роботы, но для которых нужно определенное условие, которое перебросит сделку на нужную стадию. Например, клиент прочитал ваше письмо, система автоматически вас уведомит об этом и перебросит сделку на нужную стадию. Затем Вы можете поставить задачу, чтобы связаться с клиентом и сразу получить от него обратную связь.

Триггеры могут так же срабатывать при разных условиях.

Триггеры помогут Вам автоматически переместить сделку в нужный статус, если клиент прислал сообщение, перешел по вашей ссылке, заполнил форму или повторно посетил ваш сайт, если он заполнил форму или отправил запрос на обратный звонок на вашем сайте с помощью специального виджета от Битрикс, то триггер сможет отследить, когда этот клиент повторно зайдет к Вам на сайт.

Роботов и триггеры Вы можете настроить через два раздела: в разделе CRM нажать на вкладку “роботы” или через раздел Настройки — “Роботы и бизнес-процессы”.

На этом автоматизация в Битрикс24 не заканчивается.
Условий и роботов Вы, конечно, можете создавать сколько угодно, но нужен и какой-то наглядный инструмент, помогающий создать последовательность этих действий. В Битрикс24 существует модуль “Бизнес-процессы”. Это инструмент для управления всеми автоматическими действиями. С его помощью Вы можете построить любой свой бизнес-процесс и автоматизировать его в графическом редакторе: нужно указать название процесса и создать блок-схему.
На примере показан небольшой процесс утверждения документа.

Для создания такой схемы не нужны специальные знания: необходимо понимание вашего процесса и логика.
Создать такую схему можно через настройки, зайдя в дизайнер бизнес-процессов или через роботов в CRM, открыв вкладку “редактировать в дизайнере бизнес-процессов”.
Настройки процесса всегда можно поменять, если Вы в процессе работы заметили какие-либо неточности.

Как его запустить?

Для работы с клиентами Вы можете настроить робота “запуск бизнес-процесса” и выбрать созданный вами шаблон. Как правило, при такой настройке вам открывается больше возможностей. Допустим, Вы можете создавать группы автоматически на определенной стадии сделки и т.п.

Все процессы, которые сейчас запущены, будут указаны в разделе “Бизнес-процессы” в левом меню в “Задания бизнес-процессов”.
Это те процессы, которые ожидают ваших действий.
Здесь же Вы можете запустить и новый процесс, нажав на кнопку “Запустить бизнес-процесс”. Начать бизнес-процесс можно и из Ленты новостей. Такой вариант актуален для утверждения отпусков, документов и т.д.

Таким образом, при правильном подходе у Вас получится мощная система для управления, и большинство процессов будут автоматизированы. Перед настройкой советуем Вам провести бизнес-анализ вашей компании и составить вручную все схемы, чтобы не запутаться при внедрении и получить действительно удобную и лаконичную систему для работы.

Протестировать автоматизацию Вы можете, зарегистрировав Битрикс24 по этой — ссылке