Роботы и триггеры в Битрикс24: автоматизация уже сегодня
В каждой компании есть рутинные задачи и процессы, которые ежедневно отнимают 30-50% времени работы сотрудников. Например, отправка писем и сообщений с номером заказа, распределение задач в CRM по разным этапам и др.
Все эти процессы можно и нужно автоматизировать, чтобы ваши сотрудники занимались только важными задачами и не тратили время зря.
Роботы и триггеры в Битрикс24 — ваши помощники в автоматизации рутинных процессов.
О том, чем они отличаются друг от друга и какие именно задачи автоматизируют, расскажем в этой статье.
Роботы
Роботы Битрикс24 — это специальные алгоритмы, запускающие определенные процессы при переходе сделки на новую стадию вашей воронки.
Приведем пример использования робота: менеджер по продажам забыл обработать заявки после выходных, если он не сделает это в течение 48 часов, то ему придет напоминание об этой задаче.
Вам будут доступны несколько разделов, где можно настроить роботов под свои задачи:
- Мой план — в разделе указаны все задачи, где лично вы принимаете участие. Здесь можно настроить разные сценарии под себя и упростить рутинную работу. Создать роботов в Битрикс24 могут только те сотрудники, у которых есть на это права.
- Проекты — в данном разделе можно создать сценарии работы с задачами для всего проекта. Важно: для каждого проекта роботы и триггеры настраиваются отдельно.
- Статусы задач — здесь видно, на каком из этапов находятся задачи: новые заявки, в процессе обработки, завершены и т.д. После того как задача перейдет на новый этап, роботы выполнят соответствующее действие: создадут чат для общения, отправят коммерческое предложение или уведомление клиенту.
Чтобы создать нового робота, нажмите во вкладке Роботы кнопку Создать или Добавить.
Для вашего удобства роботы разделены на несколько категорий:
- Для сотрудника — стандартные роботы, которые доступны на вашем тарифном плане Битрикс24.
- Свои роботы — здесь собраны роботы из Маркета, которые имеют расширенные возможности по сравнению со стандартными роботами.
- Триггеры — в этой категории находятся триггеры, которые отвечают за отслеживание сроков и изменений в задачах.
Настройка роботов
Все роботы выполняют конкретные действия в определенное вами время. Это может быть в виде:
- Очереди — когда робот выполнит свою задачу после других или независимо от очередности.
- Времени — робот выполнит действие сразу же или через определенное вами время. Например, напишет сообщение клиенту через 5 минут после прочтения предыдущего.
- Условия — здесь робот подключится только к определенным задачам: новым заявкам или просроченным задачам.
Затем каждый робот настраивается отдельно, в зависимости от своего предназначения и функционала.
Роботы при общении с клиентами
Одна из самых востребованных функций роботов — упрощение взаимодействия с клиентами.
Написать сообщение в соцсетях, пригласить клиента в мессенджер, создать отдельный чат с клиентом — все это задачи вместо вас выполнят роботы.
Перечислим основные возможности роботов при коммуникации с клиентами
Отправить письмо клиенту
После перехода задачи на новый этап робот отправит клиенту письмо: с подтверждением и номером заказа, коммерческим предложением или приглашением присоединиться в клиентский чат.
Совершить звонок
Робот позвонит клиенту и озвучит подготовленный текст: предложение оставить обратную связь о визите, напоминание про вебинар или встречу и др. Для использования этой функции в Битрикс24 должна быть подключена телефония.
Отправить сообщение в чат
Если у вас есть чат с клиентом, то робот отправит в него заготовленный шаблон сообщения.
Отправить СМС клиенту
Чтобы ваша коммуникация с клиентами не прервалась, робот отправит СМС на телефон. Например, со временем доставки заказа или предложением оставить обратную связь об услуге.
Отправить сообщение по WhatsApp
Если ваши клиенты используют этот мессенджер, то вы можете отправить им сообщение с помощью робота. Для этого нужно заранее подключить сервис Edna.ru.
Пригласить клиента в мессенджер
При использовании этого робота он сначала отправит СМС и пригласит клиента в чат Telegram, отправив ссылку. После того как клиент перейдет по ссылке и напишет приветственное сообщение, будет создан отдельный чат. Это очень удобно, когда у клиента возникает много вопросов по поводу вашего товара или услуги и он хочет уточнить все детали.
Хотите настроить роботов в своей воронке, но не хотите тратить на это время?
Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами и поможем автоматизировать задачи вашего бизнеса.
Триггеры
Триггеры — это инструменты, которые отслеживают действия клиентов и изменения в CRM.
Допустим, вы отправили клиенту ссылку на сайт для ознакомления с товарами. Что бы вам или менеджеру не пришлось тратить время на проверку перехода по ссылке, за вас это сделает триггер.
Настройка триггеров
Чтобы настроить триггеры, выберите в CRM или разделе Задачи и проекты кнопку Роботы, затем Создать.
Роботы и триггеры обычно используются вместе, поэтому они находятся в одном списке.
К каждому триггеру следует подобрать стадию, на которой вы его хотите использовать. После настройки вам останется только сохранить изменения.
Готово! Ваш триггер работает.
Действие триггера узконаправленное — он только перемещает задачи на стадии, где находится сам. Это может быть следующая стадия или предыдущая. В названии триггера всегда указано условие, при котором он срабатывает.
Роботы и триггеры — это два независимых инструмента автоматизации рутинных задач в вашем бизнесе. Их внедрение позволит вам экономить время сотрудников и увеличивать их эффективность каждый день. Теперь им не придется тратить время на шаблонную рассылку писем, создание чатов с клиентами и распределения задач по стадиям в CRM.
Занимайтесь интересными задачами, а всю рутину за вас выполнит Битрикс24.
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.