Бизнес-процессы
Как оптимизировать бизнес-процессы в компании
Чтобы в компании была эффективная работа с документами и быстрые внутренние процессы вам нужно создать свои бизнес-процессы. Они наладят взаимодействие между сотрудниками и отделами по регламентам компании.
Что делают бизнес-процессы:
- облегчают работу с заказом в воронке продаж и ускоряют его обработку;
- устанавливают четкие правила согласований для прозрачной работы;
- обеспечивают слаженную работу между отделами;
- выдают дополнительные настройки прав доступа для защиты важной информации;
- фиксируют итоги работы с документами.
Все это полезно компаниям для работы с разными отделами и несколькими каналами продаж.
Пока что бизнес-процессы настраиваются бесплатно на всех тарифах. Позже это станет платным.
Настройки бизнес-процесса
Только администратор аккаунта может создавать, просматривать и редактировать бизнес-процессы.
Чтобы заработал новый бизнес-процесс нужно:
- Зайти в меню пользователя, нажать “Настройки” — “Бизнес-процессы”
- Затем — “Создать бизнес-процесс”
- Напишите название, составьте описание, настройте этапы и условия переходов между статусами.
- Бизнес-процессы всегда создаются активными. Если вам нужно временно отключить какой-то процесс — снимите галочку “Активен”.
- Для настройки переходов между статусами в бизнес-процессе у вас есть 4 варианта:
- Невыбранные статусы — статусы, которые не были выбраны в блоке Статус.
- Статус для создания документов — статусы для создания документов.
- Статус, с которого начинается этап — начальные статусы этапа при редактировании документов.
- Статус, в который документ может быть переведен — финальные статусы этапа работы с документом.
- Теперь нажимайте кнопку “Создать”, и ваш бизнес-процесс будет успешно сохранён.
Если у вас есть документ “Заказ покупателя”, то вы можете создать только 1 бизнес-процесс на аккаунте. Бизнес-процессы влияют только на работу с документом Заказ покупателя в МоемСкладе и не влияют на сценарии, интеграции, приложения, кассу и API.
Как изменить настройки бизнес-процесса
Чтобы внести изменения в статус бизнес-процесса вам нужно:
- Найти раздел Бизнес-процессы
- Выбрать бизнес-процесс, который хотите отредактировать/удалить/изменить
- Нажмите Удалить или Изменить статус активен. Подтвердите действие.
- А для редактирования используйте кнопку Редактировать. Затем измените информацию и сохраните всё.
Варианты бизнес-процессов
Обработка заказов по каналам продаж
Если в вашей компании несколько воронок продаж (сайт, маркетплейсы, соцсети), то каждому каналу нужны свои процессы. У каждого отдела (или сотрудника, если компания небольшая) свой канал для работы. Начнём с примера, как выглядит на сайте процесс работы с заказами:
- покупатель собирает корзину
- заказ поступает в систему со статусом Новый (сайт)
- менеджер обрабатывает заказ и связывается с клиентом
- до подтверждения клиентом заказ переходит в статус В работе (сайт)
- в процессе работы менеджер переводит заказ в Ожидает подтверждения (сайт), Отменен (сайт), Ожидает поступления (сайт)
- если с клиентом всё успешно, то в работу идут статусы Подтвержден (сайт), Ожидает сборки (сайт), Собран (сайт) или Отгружен (сайт)
- после доставки заказа статус переходит в Успешно завершен (сайт).
Здесь работа над заказом заканчивается. В бизнес-процессе можно дополнительно настроить автоматические сценарии и задачи, которые повысят результаты работы.
Автоматические сценарии — экономят время, ресурсы и забирают часть ручной работы.
Задачи — помогут работнику ничего не пропустить. Оформляются в виде чек-листа.
Лента событий — фиксирует все договоренности и актуальную информацию по заказу.
Согласовать размер скидки
Для согласования скидки на заказ настройте бизнес-процесс, в котором менеджер переводит заказ из статуса В работе (сайт) в Ожидает подтверждения (сайт). После проверки руководитель согласует или отклоняет заказ, переводя его обратно в статус В работе (сайт) или в Подтвержден (сайт).
А если добавить готовый шаблон сценария, который можно адаптировать под вас, то можно изменить владельца-сотрудника документа на руководителя. Если настройки на изменения в документе только у вас, тогда другой сотрудник не сможет внести правки в заказ.
А ещё можно и руководителю давать задачи на подтверждение заказа.
И в этой задаче руководитель может оставить комментарий для сотрудника. Дальше переписка идёт с разрешения владельца заказа.
Если процесс подтверждается или отклоняется руководителем, заказ переходит к менеджеру по настроенному сценарию.
Проверка коммерческого предложения
Бизнес-процесс для проверки коммерческого предложения или договора можно настроить по предыдущему примеру с изменениями переходов между статусами.
Уточнение наличия товара
Чтобы отделы слаженно работали можно создать статус, за который отвечает работник склада, или использовать автоматическую постановку задач для уточнения.
Заказ недостающих товаров
При настройке бизнес-процесса укажите начальный статус В работе (сайт) и финальные статусы Ожидает поступления (сайт) или Отменен (сайт).
И здесь тоже можно упростить жизнь автоматическим сценарием. Создается связанный заказ поставщику и покупатель получает уведомление уведомление при переводе его Заказа в определённый статус.
Проверка поступления оплаты
Если сборка или отгрузка заказа зависит от подтверждения оплаты, есть сценарий, который создаст связанный счет и задачу для бухгалтера. То есть заказ не будет собран и отправлен, пока от бухгалтера не поступит подтверждение оплаты.
Здесь можно создать сценарий, который будет отправлять связанный Счёт покупателю и ставить задачу бухгалтеру о проверке поступления оплаты через 3 дня.
Передача заказа на сборку
Можно настроить уведомление о готовности заказа к сборке и создать задачу на сборку.
Фиксация результата сделки
В конце вы увидите сделки, переведенные в финальный положительный статус. Так вы избежите ошибок и правильно начислите премии сотрудникам.
Бизнес-процессы улучшают эффективность работы вашей компании.
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.
Мы создали базу знаний для сотрудников медицинского центра «МедЛайн» на платформе Битрикс24. В ней были структурированы все необходимые материалы, внедрены обучающие видео и настроены права доступа. Это позволило сократить время на адаптацию новых сотрудников, повысить производительность и уменьшить количество ошибок за счёт автоматизации процессов обучения.