Управление закупками

Эффективная система управление закупками является ключом к успеху организации

Управление закупками – это больше, чем функциональная бизнеса в сфере продаж, отвечающая за пополнение запасов. Управление закупками является стратегической функцией в организации. Современное администрирование закупками является ключом к успеху компании, ориентированной на постоянное наличие товара на складе. Начиная от поставки популярных товаров до управления поставщиками и контроля затрат. А также для обеспечения правильного количества запасов, доступных для продажи покупателям.
Как и в случае большинства стратегических организационных процессов, работа с поставщиками затрагивает все сферы деятельности предприятия и требует людей, систем, технологий и дисциплины. В свою очередь, контроль в закупке имеет прямое влияние на прибыль. Наличие контролируемой себестоимости товаров и нужного количества на складе является ключевым фактором в достижении удовлетворенности клиентов и организационного роста.

Как продуктивно работать с поставщиками

Контроль закупок за последнее десятилетие стало более сложным, поскольку прогресс не стоит на месте, даже в этой сфере.
Эффективные закупки – это больше, чем поиск поставщика и размещения заказа на покупку. Это процесс, который может принести организации большую ценность не только с денежной точки зрения, но и путем поиска продуктов высочайшего качества с высоким спросом при минимальных затратах. Вы будите уверены, что эти продукты есть в наличии и доступны для клиентов, когда они им нужны.
Несмотря на то, что конкретные операции по работе с закупками для каждой компании различаются, большинство предприятий, которые внедрили процесс закупки, делают это для улучшения прогнозирования, определения уровней запасов, обработки и контроля закупочных задач, мониторинга эффективности поставщиков и определения возможностей экономии.
Многие из этих действий были бы чрезвычайно трудными, если невозможными, без современных инструментов закупки, интегрированных с функциями управления запасами и продажами.
Используя технологии, можно автоматизировать или управлять многими процессами и процессами с помощью предупреждений и автоматизация напоминаний о важных действий.

Какие функции наиболее важны в программном продукте?

Управление роботы отдела закупки удовлетворяет потребность в продуктах для бизнеса. Для каждого продукта необходимо ответить на вопросы, касающиеся потребностей — сколько нужно заказать и каковы требуемые особенности, цвета и качество – для правильной покупки.
Стоимость. Есть много факторов, которые необходимо учитывать в дополнение к цене, которую указывает поставщик. Знание цены закупок или полной стоимости продукта имеет решающее значение для оценки поставщиков. Кроме того, отслеживание и агрегирование расходов по всей организации может открыть возможности для использования скидок с поставщиков.

Производительность поставщика. Полученные знания в результате анализа эффективности работы поставщиков, позволят улучшить планирование, процесс принятия решений о расходах и привести к экономически эффективному процессу управления поставщиками.

Легкий доступ к полным историческим данным о поставщике, включая историю закупки и цен  поставщика в предыдущих поставках, последнюю оплаченную стоимость и время выполнения заказа, позволяют проводить постоянную оценку и планировать закупки у каждого из поставщиков.

Мультивалютность. По мере того, как популярность глобальных источников продолжает расти, возможность торговать в нескольких валютах является требованием для покупки (и продажи) между странами.
Закупка. Когда уровень запасов достигает заранее определенного минимального количества, ответственный менеджер по работе с закупками должен быть предупрежден о необходимости повторного заказа.
Создание заказа на поставку, как нового, так и для повторного заказа, должно быть быстрым и легким и включать автоматическую маршрутизацию утверждения, которая помогает уменьшить количество несанкционированных покупок.
Кроме того, возможность легко управлять отдельными заказами и специальными заказами, легко, но отдельно, обеспечивает точное количество запасов и прогноз.

10 шагов для эффективной работы с помощью МойСклад

Как может программа МойСклад помочь вашему бизнесу получить контроль над покупательской деятельностью, а в процессе – сэкономить деньги и повысить удовлетворенность клиентов?

1. Определите, как и где произошли расходы

Куда уходят все деньги? Независимо от размера бизнеса, возможность доступа, организации и анализа данных о расходах является ключевым компонентом успешного управления цепочкой поставок.
Отслеживая и анализируя, как и где произошли расходы, вы сможете найти возможности для экономии и лучше понять, что было куплено, что продается и как работают ваши нынешние поставщики.

МойСклад обеспечивает легкий доступ к информации о поставщике или типе поставщика, такой как количество и стоимость имеющихся запасов, показатели продаж, показатели выручки от продаж, стоимость проданных товаров, скорость оборота и многое другое.

2. Знайте своих поставщиков и устанавливайте ожидания поставщиков

Одно из лучших мест для начала при разработке ожиданий поставщиков и критериев выбора — оглянуться назад.
В прошлом, по вашим продуктам, как работали ваши продавцы? Как часто они доставляют вовремя? Насколько они реагировали на ваши запросы? Влияет ли оплаченная стоимость на надежность продавца?
У МойСклад есть инструменты для определения того, какие прошлые результаты были приемлемыми, если ваши нынешние поставщики действительно являются лучшим выбором, и для разработки критериев ожидания поставщиков для оценки поставщиков в будущем.

3. Понять себестоимость продукта

Многочисленные сборы и расходы, такие как пошлины, НДС, государственные пошлины, таможенные сборы, фрахт и страхование, могут происходить в цепочке поставок, что при добавлении к покупной цене продукта может существенно изменить истинную стоимость продукта.
Программа МойСклад позволяет компаниям автоматически или вручную регистрировать эти дополнительные расходы, независимо от того, известны ли эти затраты во время получения товара или спустя какое-то время.

4. Принимайте лучшие решения о покупке.

Покупка нужного инвентаря в нужном количестве в нужное время делает востребованными продукты на полках, а покупатели довольны.
Инструменты прогнозирования запасов и анализа тенденций упрощают процесс проверки наличия достаточного запаса, но не слишком большого, для выполнения продаж, когда продажи происходят, что может варьироваться в зависимости от тенденций и сезонности.

5. Освободите наличные, определив медленно продающийся товар

Есть много причин, по которым предприятия обладают слишком большим запасом товаров. А также может быть получения сделки от поставщика, поощряющего больший заказ; неспособность предсказать потребительский спрос или сезонность; отсутствие или соблюдение процессов контроля и управления запасами.
Инструменты МойСклад помогают выявлять медленно продающиеся товары, которые можно заменить на ходовой товар, перенаправить на другие бизнес-задачи или распродать – конвертировав в наличные.

6. Получать уведомления о низком складе

Сколько раз вы теряли продажу из-за отсутствия товара?
В дополнение к потерянному доходу от продажи и стоимости приобретения клиента, покупатель теперь покупает вашего конкурента, чтобы найти нужный продукт.
И что, если в следующий раз пришло время покупать, они звонят им, а не вам?
Активизируйте предупреждающие оповещения о низком запасе и рекомендуйте администратору сделать заказ заблаговременно, когда достигнут заранее заданный уровень запаса.

7. Оптимизируйте процесс покупки

Использование технологии для оптимизации закупок экономит время, создает элементы управления, которые могут сократить перерасход средств, и позволяет ресурсам работать над более стратегическими задачами.
От упрощения создания заявок, запросов предложений и заказов на покупку до автоматизации маршрутизации и одобрений, до получения отправлений одним щелчком мыши, складская программа МойСклад освобождает время и повышает точность на протяжении всего процесса покупки.

8. Получите контроль над расходами и соблюдение политики компании

Вы видите, что это называется всем — от мошеннических покупок до индивидуальных расходов, но остановка несанкционированных покупок может значительно уменьшить количество устаревших запасов на складе и сэкономить деньги.
Систематический контроль в МойСклад позволяет создавать заказы на покупку на основе заранее установленных политик и процедур повторного заказа с использованием предпочтительных поставщиков.
Как только заказ на покупку создан, менеджеры могут получить предупреждение, сообщающее им, что по этому товару ожидается поступление.

9. Знайте, когда пришло время звонить клиенту

Иногда даже поставщики, на которых вы годами полагались, сталкиваются с трудностями при своевременной доставке.
К сожалению, эти задержки могут означать потерю продаж и несчастных клиентов для вас.
С помощью функции «Активировать» ожидаемые даты доставки заказа на поставку автоматически отслеживаются, и, если посылка не получена вовремя, уведомление о просроченной отправке сообщит вам об этом.

10. Измерьте эффективность покупки

Закупками является важным фактором прибыльности и успеха бизнеса. Снижение затрат и своевременность поставок напрямую связаны с возможностью конкурентоспособного ценообразования и удовлетворением клиентов.
Панели инструментов МойСклад делают постоянный мониторинг эффективности покупок частью повседневной бизнес-деятельности, обеспечивая своевременную и эффективную работу.
От сводок к деталям ключевые показатели эффективности закупок доступны в режиме реального времени, позволяя с первого взгляда понять, что позволяет быстро выявлять и решать проблемы.
Начните сегодня!
Там нет никаких обязательств, и если вы хотите, чтобы МойСклад в действии для себя, мы начнем бесплатную пробную версию сегодня.

Переходите по ссылке и попробуйте удобство учета МойСклад прямо сейчас!