CRM для полиграфии
Полиграфический бизнес, несмотря на свою креативную составляющую, сталкивается с массой сложных управленческих задач. Постоянный поток заказов, работа с разными типами клиентов (от крупных корпоративных заказчиков до розничных покупателей), соблюдение сроков, управление персоналом и складскими запасами — все это требует четкой координации. Однако ручное управление и разрозненные инструменты неизбежно приводят к ошибкам, задержкам и, как следствие, потере клиентов.
Вне зависимости от размера полиграфии, взять все задачи под контроль, увеличить прибыль и лояльность клиентов позволяет Битрикс24. Есть как платные версии, так и бесплатные.
Почему полиграфии нужна CRM?
Полиграфия — это динамичный бизнес с множеством переменных. Вот лишь часть типичных проблем, с которыми сталкиваются собственники и специалисты:
- Упущенные заказы. Клиент оставил заявку, но менеджер не перезвонил в тот же день или вовсе не дозвонился. Заявка потерялась, и клиент ушел к конкурентам.
- Сложности в учете. В какой стадии находится текущий заказ? Какие материалы остались на складе? Сколько времени займет изготовление заказа с учетом текущей загруженности? Ответы на эти вопросы не всегда есть не только у менеджера, но и у собственников. Приходится доверять руководителям отделов на слово.
- Проблемы коммуникации. Клиенты часто недовольны из-за отсутствия четкой обратной связи. Менеджеры забывают сообщить о готовности заказа или уточнить детали, что приводит к напряженным отношениям и растянутым срокам изготовления печатной продукции.
- Срыв сроков. Без автоматизации сложно следить за дедлайнами и координировать действия всех участников процесса: печатника, корректора, мастера отдела контроля качества и др.
Эти сложности не только мешают развитию бизнеса, но и увеличивают затраты. Так как клиенты гораздо охотнее уходят к конкурентам, у которых вежливые менеджеры и заказы выполняются в срок.
Что такое Битрикс24 и как он помогает в полиграфии?
Битрикс24 — это не только универсальная CRM, а целая платформа для управления бизнесом. Она объединяет в себе инструменты для продаж, коммуникации, планирования и автоматизации рабочих процессов.
Для полиграфий Битрикс24 может стать настоящим спасением. Вот несколько ключевых возможностей:
Единая база клиентов
Все данные о клиентах (контакты, история заказов, предпочтения) хранятся в одном месте. Вы больше не потеряете информацию о клиентах, даже если менеджер уйдет из компании. Постоянным клиентам не придется отправлять вам одну и ту же информацию о логотипах и шрифтах, потому что она будет в базе.
Автоматизация обработки заявок
Все заявки, поступающие с сайта, соцсетей или по телефону, автоматически фиксируются в CRM. Менеджеру остается только обработать их, а не искать по разным каналам. Для оформления заказов постоянных клиентов хватит одного сообщения, так как все требования к материалам будут храниться в истории заказов клиента.
Контроль сроков
Встроенные инструменты планирования (календарь, проекты) помогают отслеживать дедлайны и своевременно уведомлять клиентов о статусе их заказов.
Автоматизация рутинных процессов
Создание и выставление счетов, уведомления клиентов о сроках выполнения заказов, заполнение договоров для корпоративных клиентов — все это можно выполнить в несколько кликов, освобождая время менеджеров для работы с новыми заказами.
Аналитика и отчеты
Битрикс24 дает возможность анализировать показатели бизнеса: какие услуги наиболее востребованы, кто из сотрудников работает эффективнее, где есть точки роста для бизнеса. Эта информация позволяет собственнику и топ-менеджерам видеть состояние бизнеса в моменте и принимать верные управленческие решения. Например, когда стоит запустить рекламу или закупить побольше сырья.
Как внедрение CRM решает ключевые задачи полиграфии?
1. Увеличение продаж через персонализацию
CRM позволяет хранить данные о каждом клиенте: что он заказывал, как часто обращается, какие услуги предпочитает. Эта информация помогает менеджерам выстраивать индивидуальный подход, предлагая клиентам то, что им действительно нужно.
2. Оптимизация внутренних процессов
Четкая система постановки и контроля задач обеспечивает слаженную работу команды. Производственные задачи не теряются, а каждый сотрудник знает, за что отвечает.
3. Экономия времени и ресурсов
Автоматизация избавляет от необходимости вручную вести учет заказов, отслеживать оплаты или проверять остатки на складе.
4. Повышение лояльности клиентов
Благодаря оперативной обратной связи и соблюдению сроков вы сможете завоевать доверие клиентов и занять большую долю рынка. Ведь лояльные клиенты возвращаются снова и рекомендуют вашу компанию.
Как внедрить CRM-систему для типографии: пошаговая инструкция
Внедрение CRM-системы не так сложно, как может показаться на первый взгляд, особенно по сравнению с организацией сложного процесса печати. Однако недостаточное внимание на этапе внедрения может привести к проблемам в будущем. Чтобы этого избежать, важно тщательно проработать каждый шаг.
Шаг 1. Определите цели внедрения
Прежде чем приступать к выбору и настройке CRM, нужно четко понять, зачем она вам нужна. Подумайте, каких изменений вы ожидаете:
- Увеличить количество заказов?
- Повысить средний чек?
- Улучшить соблюдение сроков и повысить лояльность клиентов?
Проанализируйте свои бизнес-процессы, чтобы понять, какие из них требуют автоматизации.
Шаг 2. Выберите подходящую систему
CRM должна соответствовать не только вашим текущим задачам, но и особенностям полиграфического бизнеса. При выборе обратите внимание на:
- Возможности интеграции с уже используемыми приложениями.
- Простоту настройки и масштабирования.
- Поддержку отраслевых функций, таких как автоматизация учета заказов, управление складом и контроль сроков.
Остановите выбор на системе, которая легко адаптируется под ваш бизнес, например, Битрикс24, которая хорошо зарекомендовала себя в полиграфической отрасли.
Шаг 3. Установите и настройте систему
Установка CRM может быть выполнена двумя способами:
- Самостоятельно.
Изучите пошаговую инструкцию бесплатной версии и настройте основные функции системы. Убедитесь, что настроены все важные бизнес-процессы, такие как прием заявок, выставление счетов и уведомления о статусах заказов. - С привлечением специалистов.
Передайте эту задачу сертифицированным интеграторам. Например, специалисты компании PRORESULT помогут вам:- Кастомизировать программу с учетом ваших задач.
- Проверить совместимость CRM с другими программами, настроить интеграцию с 1C и другими системами.
- Разграничить права доступа для сотрудников, чтобы они имели доступ только в той информации, которая им нужна для работы.
- Оцифровать важные процессы и устранить пробелы в управлении.
- Обучить
Доверив внедрение профессионалам, вы получите готовое решение по адекватной цене, соответствующее специфике вашей типографии.
Шаг 4. Обучите сотрудников
Для успешного внедрения недостаточно установить CRM — важно, чтобы сотрудники умели с ней работать. Ведь от качества внесенных данных зависит вся отчетность работы компании. Например, для своих клиентов мы готовим обучающие видео, чек-листы и все необходимые материалы для изучения. Как результат — сотрудники, умеющие управлять CRM, которые могут обучить новичков.
Шаг 5. Используйте систему ежедневно
После завершения настройки начните активно применять CRM в работе. Чтобы добиться успеха:
- Исключите возврат к старым методам (записям информации в блокноты или Excel-таблицы).
- Следите за тем, чтобы все сотрудники пользовались системой. На начальных этапах можно ввести систему мотивации за правильное использование системы, так сотрудники быстрее и проще перестроятся.
- Регулярно анализируйте, как CRM помогает улучшить процессы.
Не бойтесь вносить изменения и доработки. Система должна эволюционировать вместе с вашим бизнесом. И Битрикс24 как раз позволяет это сделать.
Стоимость CRM не сопоставима с издержками, которые получают компании из-за потери клиентов. Особенно актуально для малого бизнеса, ведь каждый клиент и заказ на вес золота. В Битрикс24 предусмотрены различные корпоративные тарифы, включая бесплатные, а внедрение и настройка интеграторами позволит автоматизировать бизнес-процессы в кратчайшие сроки. В нашей практике были истории, когда мы помогали настроить CRM за день.
Не теряйте время и деньги на ручное управление!
Доверьте внедрение Битрикс24 профессионалам.
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.
Мы создали базу знаний для сотрудников медицинского центра «МедЛайн» на платформе Битрикс24. В ней были структурированы все необходимые материалы, внедрены обучающие видео и настроены права доступа. Это позволило сократить время на адаптацию новых сотрудников, повысить производительность и уменьшить количество ошибок за счёт автоматизации процессов обучения.