Как мы построили единую ERP-экосистему для оптовой компании и исключили продажу «в минус» из-за скрытых расходов и курсовых разниц

Разработка кастомной системы управления бизнес-процессами для оптово-розничного дистрибьютора.

Точка А: Бизнес-вызовы (С чем к нам обратился собственник)

Компания уверенно росла, но операционная эффективность падала. Бизнес столкнулся с системным кризисом управления:

• Разрозненный учет: Закупки, склад, финансы и полевые продажи жили в разных системах и Excel-таблицах. Данные не сходились, а ручное сведение отнимало сотни часов.
• Потерянная маржа и скрытая себестоимость: Логистика, таможня и расходы на приемку не распределялись корректно. Менеджеры продавали товар, не видя его реальной себестоимости, что регулярно приводило к работе «в ноль» или «в минус».
• Хаос в полевых продажах: Менеджеры ездили по торговым точкам (дилерам и фирменным салонам), но учет переданных образцов (экспозиций) и график визитов не контролировались. Образцы «терялись», а эффективность выездов было невозможно оценить.
• Валютные и закупочные риски: Закупки велись в разных валютах, цены поставщиков менялись, а ручной пересчет рулонов и отрезов приводил к постоянным ошибкам в заказах.

Задача: Создать единую цифровую среду, где каждый рубль, каждый метр ткани и каждый визит менеджера находятся под тотальным контролем собственника.

Наш подход: Почему элитная команда из 3-х человек эффективнее раздутого штата?

Вместо того чтобы передавать проект конвейерному подрядчику с потерями на коммуникацию, мы сформировали закрытую команду экспертов: Бизнес-аналитик (PM), Руководитель технического отдела (CTO) и Fullstack-разработчик.

1. Глубокий аудит через прототипирование. У заказчика не было четкого видения, как именно система должна работать в деталях. Мы не начали сразу «писать код». Мы проявили профессионализм и терпение: оцифровали боли, а затем разработали интерактивный прототип. Это позволило собственнику и команде «пощупать» логику до старта разработки и исключить дорогостоящие переделки.
2. Прозрачность через спринты. Мы перешли на гибкий итеративный подход к разработке: работали 1-2 недельными спринтами. Каждую неделю заказчик получал готовый, протестированный функционал, мы вместе проводили демо, вносили уточнения и только потом брали в работу следующие модули. Это гарантировало 100% попадание в ожидания бизнеса.
3. Архитектура, работающая на прибыль, а не просто код. Мы проектировали систему не ради красивых интерфейсов, а чтобы каждый модуль напрямую влиял на выручку и чистую прибыль компании: защищал маржу, ускорял оборачиваемость и физически не давал пользователям совершать финансовые ошибки.

Что мы реализовали: 4 ключевых решения, изменивших бизнес

 1. Умные закупки и автоматический многовалютный прайсинг

Мы полностью автоматизировали работу с поставщиками. Система сама подтягивает актуальные прайсы, учитывает сложную логику (заказ в рулонах автоматически пересчитывается в метры по известной длине).

• Автоматизация валют: Прайсы поставщиков и цены для заказчиков ведутся в четырех валютах (USD, BYN, RUB, CNY). Главная валюта статична, а вторая пересчитывается автоматически по ежедневному курсу. Система сама выбирает выгодного поставщика и формирует заказ, исключая ошибки ручного ввода. 
  
  

2. Приемка и расчет РЕАЛЬНОЙ себестоимости (Защита маржи)

Это был самый сложный и критичный блок. При приемке товара система автоматически берет расходы на доставку, таможню и посредников (в BYN) и распределяет их на себестоимость каждой единицы товара (пропорционально весу или метражу).

• Контроль «в моменте»: Если после приемки и даже частичной продажи товара вносятся корректировки (например, поставщик дал ретро-скидку или выявилась недостача), система автоматически пересчитывает себестоимость уже проданных товаров и корректирует взаиморасчеты.
• Стоп-кран для убытков: Система автоматически подсвечивает заказы, где цена продажи упала ниже реальной себестоимости, не давая менеджеру случайно продать товар в минус.
  
  

3. Тотальный контроль торговых точек и полевых визитов

Мы создали отдельный операционный модуль для управления B2B-сетью (дилеры и фирменные салоны).

• Учет образцов (экспозиций): Система фиксирует, какие коллекции и образцы переданы в конкретную торговую точку. Образцы не списываются со склада как расход, но жестко учитываются за менеджером и точкой, что исключило их «потерю».
• Планирование и аналитика визитов: Менеджеры планируют выезды, а система отслеживает их выполнение. Собственник видит дату последнего и следующего визита, может сортировать точки по менеджеру или дате, и понимает реальную активность полевого отдела.

4. Жесткая валидация данных и защита от человеческого фактора

Чтобы исключить ошибки на этапе ввода, мы внедрили умные проверки. При заведении поставщика система по стране автоматически валидирует реквизиты: для РФ проверяет ИНН (10 или 12 цифр), для РБ — УНП (строго 9 знаков), автоматически подтягивает адреса и названия банков по БИК из открытых баз. Ошибка ввода просто физически невозможна.

Точка В: Ценность для руководителя (Что получил бизнес)

• Абсолютная финансовая прозрачность. Собственник видит не «абстрактную» прибыль, а реальную маржинальность с учетом всех логистических и таможенных расходов, распределенных до копейки на каждый метр ткани.
• Предсказуемость и управляемость. Еженедельные спринты и прототипирование дали бизнесу инструмент, который на 100% закрывает его потребности, без «котлета в мешке».
• Масштабируемость полевых продаж. Прозрачный учет торговых точек, образцов и визитов позволил руководителю отдела продаж оценить реальную эффективность менеджеров и увеличить частоту полезных касаний с клиентами.
• Спокойствие и безопасность. Система физически блокирует кассовые разрывы, отгрузки должникам и продажу ниже себестоимости. Бизнес защищен от ошибок и саботажа.

Хотите узнать, где ваш бизнес теряет деньги из-за неоптимальных процессов?

Мы не предлагаем сразу строить сложный «комбайн». Мы начинаем с комплексного аудита (продажи, техническая инфраструктура, внутренние процессы, продукты и рынок).

Мы найдем точки, где ваши ресурсы утекают в неэффективные процессы, и покажем, как их устранить с помощью грамотной автоматизации.