Контроль работы с подрядчиками
Организация мероприятий — это искусство управления множеством переменных: сроки горят, подрядчики подключаются на разных этапах, бюджеты могут пересматриваться в последний момент. Отсюда возникает потребность в инструменте, позволяющем контролировать сроки, документооборот и маржинальность проекта.
С такой задачей к нам обратилась компания, специализирующаяся на проведении мероприятий под ключ.
С какими проблемами к нам обратились:
- Отсутствует единая система учета подрядчиков и сегментации по зонам ответственности.
- Оплаты проводятся несистемно, без привязки к этапам работ и договорным обязательствам.
- Договоры и сопутствующие документы хранятся в почтовых переписках и локальных таблицах, что затрудняет оперативный доступ и контроль.
- Залоги фиксируются без указания сроков внесения и возврата.
- Отсутствует возможность оперативно оценивать реальную рентабельность сделки на промежуточных этапах.
Наши предложения и их реализация
Вместо точечных решений, мы разработали единый механизм управления взаимодействием с подрядчиками в рамках каждой сделки. Система интегрирована в существующие бизнес-процессы и охватывает ключевые аспекты контроля.
В результате появился процесс, позволяющий фиксировать и отслеживать:
- Подрядчика и направление его деятельности (декор, свет, звук, кейтеринг и пр.). В карточке подрядчика отображаются проекты, где он принимал участие, и статусы работы;
- Условия оплаты, суммы и статусы. Контроль ведется по каждому подрядчику раздельно, а затраты интегрируются с основной сделкой;
- Статусы документооборота. Этап согласования договора, факт подписания и получения подписанного оригинала. Сканы документов остаются храниться в системе;
- Механизм учета залогов, внесенных за услуги подрядчиков. Контроль внесения залогов, возвратов и возникших дополнительных затрат;
- Автоматизированный расчёт маржинальности по каждой сделке с учётом актуальных затрат на подрядчиков.
Результат
После внедрения система стала неотъемлемой частью ежедневной работы команды. Теперь управление подрядчиками в рамках сделок централизовано, а все ключевые документы — договоры, графики оплат, статусы обязательств и сопроводительные материалы — доступны в едином цифровом пространстве.
Это избавляет сотрудников от ручного поиска информации и позволило рассчитывать маржинальность сделки еще до её завершения, учитывая актуальные затраты. Система залогов обеспечивает прозрачность внесения и возврата платежей, снижая риски. В результате работа с подрядчиками перешла из режима «тушения пожаров» в проектное управление с контролем на каждом этапе.
Даже в динамичной и непредсказуемой сфере мероприятий возможно управлять проектами системно, точно, своевременно и с чётким пониманием экономики каждой сделки.
Готовы обсудить, как подобное решение может быть адаптировано под вашу компанию?
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
К нам обратился детейлинг-центр, который уже несколько лет успешно оказывает услуги: оклейку плёнкой, химчистку, мойку, а также выполняет мелкий кузовной ремонт. Отдельным направлением в их работе стала подготовка начинающих специалистов , на базе центра функционирует школа для будущих детейлеров.
лет успешно оказывает услуги: оклейку плёнкой, химчистку, мойку, а также выполняет мелкий кузовной ремонт. Отдельным направлением в их работе стала подготовка начинающих специалистов , на базе центра функционирует школа для будущих детейлеров.
Несмотря на стабильный поток клиентов и растущий интерес к обучению, внутри компании отсутствовала единая система управления. Это создавало сложности в координации, снижало прозрачность и мешало масштабированию.
Клиент — популярный интернет-магазин по продаже шин и дисков, который долгое время работал на платформе Ruby без должной тех.поддержке. Проблема возникла, когда предыдущий разработчик отказался от дальнейшей поддержки - сайт остался без возможности развития, а заказчик не мог самостоятельно управлять каталогом и заказами. Переход был необходим, но с важным условием - сохранить позиции в поисковых системах , ведь сайт находился в ТОПе по многим ключевым запросам.
лет успешно оказывает услуги: оклейку плёнкой, химчистку, мойку, а также выполняет мелкий кузовной ремонт. Отдельным направлением в их работе стала подготовка начинающих специалистов , на базе центра функционирует школа для будущих детейлеров.
Несмотря на стабильный поток клиентов и растущий интерес к обучению, внутри компании отсутствовала единая система управления. Это создавало сложности в координации, снижало прозрачность и мешало масштабированию.
Компания закупает металл у населения через сеть пунктов по всей Беларуси. Раньше рабочий день на каждой точке начинался с кипы бумаг, калькулятора и ручной записи каждого килограмма металла. Вся документация велась в таблицах Excel руководителями подразделений, что замедляло рабочие процессы. Ошибки в отчетах происходили ежедневно, каждая неточность означала прямую потерю денег.
лет успешно оказывает услуги: оклейку плёнкой, химчистку, мойку, а также выполняет мелкий кузовной ремонт. Отдельным направлением в их работе стала подготовка начинающих специалистов , на базе центра функционирует школа для будущих детейлеров.
Несмотря на стабильный поток клиентов и растущий интерес к обучению, внутри компании отсутствовала единая система управления. Это создавало сложности в координации, снижало прозрачность и мешало масштабированию.
В компании телефония и почта не были синхронизированы с Битрикс24. Клиент хотел создать интернет-магазин с личными кабинетами для клиентов, но старый подрядчик не смог реализовать задуманное из-за сложной технической сферы.
лет успешно оказывает услуги: оклейку плёнкой, химчистку, мойку, а также выполняет мелкий кузовной ремонт. Отдельным направлением в их работе стала подготовка начинающих специалистов , на базе центра функционирует школа для будущих детейлеров.
Несмотря на стабильный поток клиентов и растущий интерес к обучению, внутри компании отсутствовала единая система управления. Это создавало сложности в координации, снижало прозрачность и мешало масштабированию.
В компании разработан розничный интернет-магазин, около 10 брендовых лендингов, телефония А1, почта, Jivo - всё это нужно было свести в одно место, в Битрикс24. А также оцифровать отдел продаж и базу клиентов, в дальнейшем интегрировать 1С и подключить оптовый отдел.
лет успешно оказывает услуги: оклейку плёнкой, химчистку, мойку, а также выполняет мелкий кузовной ремонт. Отдельным направлением в их работе стала подготовка начинающих специалистов , на базе центра функционирует школа для будущих детейлеров.
Несмотря на стабильный поток клиентов и растущий интерес к обучению, внутри компании отсутствовала единая система управления. Это создавало сложности в координации, снижало прозрачность и мешало масштабированию.
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
лет успешно оказывает услуги: оклейку плёнкой, химчистку, мойку, а также выполняет мелкий кузовной ремонт. Отдельным направлением в их работе стала подготовка начинающих специалистов , на базе центра функционирует школа для будущих детейлеров.
Несмотря на стабильный поток клиентов и растущий интерес к обучению, внутри компании отсутствовала единая система управления. Это создавало сложности в координации, снижало прозрачность и мешало масштабированию.