CRM для дизайн-студии

Когда Вы владелец дизайн-студии, то вас волнуют вопросы: как учитывать информацию о заказах, как контролировать оплату, как вести дизайнерские проекты эффективно. Любому человеку, а тем более творческому, трудно держать в голове все задачи по проектам. Даже если вести сам проект в разных программах, но при этом  общаться и хранить базу клиентов в другом месте, то эффективность всё равно заметно снижается. Выполнение задач вовремя, системная и слаженная работа является необходимостью для всех компаний, а тем более для дизайн-студий с долгим циклом исполнения проекта.

Какие основные ошибки в проектном менеджменте?

Во-первых, нет единого пространства для постановки задач. Конечно, можно ставить задачи устно или общаться по проекту в собственных чатах в телеграмме, однако некоторая часть из них точно затеряется в остальной информации.

Во-вторых, отсутствие порядка выполнения этих задач и ответственных за задачи.

В-третьих, нет общего пространства для хранения файлов проекта. У многих получается так, что общение по проекту и все файлы идут в социальных сетях вперемешку с личными чатами. Согласитесь, что это не очень удобно.

При ведении хотя бы трёх проектов параллельно файлы, переписки, задачи хранятся в разных местах, и иногда найти нужную информацию бывает довольно трудно, что занимает много времени.

Как же вести дизайн-проекты в Битрикс24?

В Битриксе есть функционал задач. Вы можете отследить задачи проекта или группы не только по их наличию, дате и  тем, кто их исполняет, но и по стадии выполнения. Вы можете просмотреть задачи на диаграмме Ганта и увидеть её выполнение и сроки, когда она должна быть выполнена, тем самым планируя загрузку вашей команды или подрядной организации. Помимо этого Вы можете просмотреть дедлайн задачи (когда он был поставлен) и когда она была выполнена по факту. Затем можно проанализировать, почему так случилось и как не допускать срыва сроков.

В каждом проекте есть общий диск, общее хранилище всей информации по проекту.

В Битриксе  для каждого проекта есть календарь. Вы можете наложить несколько календарей разных проектов друг на друга и посмотреть загруженность сотрудников.

По каждому проекту автоматически создаётся отдельный чат, в котором Вы можете посмотреть всю переписку с самого начала.

В живой ленте сотрудники публикуют важную информацию по проекту, и каждый участник может её просмотреть.

Каждый сотрудник, имеющий доступ, может просмотреть базу знаний по отдельному проекту. Бонусом является то, что Вы можете работать с задачами и через мобильный. Например, если проект особенно важный и срочный, то на телефон приходят уведомления обо всех взаимодействиях и изменениях в проекте.

В проект можно приглашать и внештатных сотрудников. Если Вы работаете с подрядной организацией, Вы отправляете им ссылку  на проект, в котором они могут работать.

Таким образом, Вы получаете общее пространство ведения проекта и даже после его завершения сможете посмотреть, как он проводился, какие моменты были проблемными, как улучшить дальнейшие похожие проекты.

Помимо этого Вы имеете единую базу ваших клиентов, сможете выставлять счета и коммуницировать с клиентами прямо из Битрикс, наблюдая цельную историю взаимодействия. К тому же Вам не нужно вводить каждый заказ самостоятельно. Подключив интеграцию с Instagram, личным сайтом или другими мессенджерами, обращение будет попадать сразу в CRM.

CRM-система с правильно настроенной воронкой поможет контролировать работу с заказчиком, понимать, на каком этапе находится клиент.
Это всего лишь основные плюсы Битрикс для дизайн-студий. При работе в системе Вы обнаружите ещё много интересных фишек, которые упростят работу и сэкономят время.