Автоматизация бронирования для гостиничного комплекса

>

О проекте

За 2 месяца до открытия к нам в PRORESULT обратился представитель гостиницы в Калинковичах https://otelka.by/

Для ведения учета клиентов нужна была надежная система, которая будет готова к расширению. Поэтому Заказчик сразу выбрал Битрикс24.

В условиях высокой конкуренции в сфере гостиничного бизнеса каждый клиент на вес золота. Правильный учет клиентов, минимизация овербукинга, удобная система бронирования — важные составляющие работы гостиницы, особенно в высокий сезон. О решении, закрывающем все эти потребности, расскажем в этой статье.

Запрос клиента и проблемы, с которыми он столкнулся

Гостиница была на стадии запуска и нужно было начать системно вести базу клиентов, а также контролировать бронирование номеров.

Ручной учет посетителей в журнале и Excel-табличках отнимал бы много времени и приводил к регулярным ошибкам персонала в работе:

Овербукингу — перепродаже номеров из-за отсутствия синхронизации каналов продаж. Когда один и тот же номер одновременно снимают 2 семьи.
Сложности определения с выбором для бронирования. Сотрудники не могли быстро предлагать гостям все доступные варианты для бронирования во время телефонного разговора, что приводило к незаселению отдельных типов номеров.
Неправильному внесению данных о бронировании: неверные даты заселения, количество гостей, тип номера и другие важные детали.
Сложностям в управлении каналами продаж. Так как гостиница использовала множество площадок для бронирования, то информация о количестве свободных номеров и ценах не всегда соответствовала действительности. Из-за этого гостиница теряла клиентов.

Реализация

Учитывая запрос клиента и специфику бизнеса мы предложили два варианта системы учета клиентов:

Решение через стандартное приложение.
Разработка кастомного приложения специально для клиента.

Заказчик принял решение использовать готовое приложение по бронированию.

Мы провели глубинный анализ бизнес-процессов гостиницы, чтобы учесть все нюансы работы и автоматизировать рутинные задачи персонала. Затем приступили к созданию воронки продаж и поэтапной реализации проекта.

Что мы сделали?

1. Подключили телефонию, почту и заявки с сайта. Это позволило исключить перепродажу номеров и не тратить время на обработку повторных заявок, когда клиент оставлял заявку на сайте и бронировал номер по телефону.

2. Настроили сегментацию базы клиентов. Благодаря чему удалось определить наиболее эффективные каналы продаж и грамотно распределять рекламный бюджет.

3. Настроили лиды и сделки. Все заявки и информация о клиентах начали храниться в одном месте.

4. Провели обучение команды. Это позволило внедрить приложение по бронированию с первых дней и избежать саботажа сотрудников при использовании приложения.

5. Провели обучение команды. Это позволило внедрить приложение по бронированию с первых дней и избежать саботажа сотрудников при использовании приложения.

6. Настроили лиды и сделки. Все заявки и информация о клиентах начали храниться в одном месте.

Результаты

Внедрение приложения для бронирования в работу гостиницы позволило ускорить работу персонала с момента открытия и сократить непредвиденные расходы:

Минимизирован риск овербукинга (перепродажи номеров). Приложение для бронирования в реальном времени синхронизирует все данные по доступности номеров. Все каналы продаж (сайт гостиницы, онлайн-платформы, агентства) получают доступ к актуальной информации, что устраняет риск двойного бронирования одного номера.
Сокращены ошибки персонала при бронировании. Данные о бронированиях (даты, типы номеров, особые запросы) вводятся и обрабатываются автоматически, что делает учет более точным и надежным.
Эффективное управление каналами продаж. Интеграция приложения с различными онлайн-платформами бронирования обеспечивает синхронизацию данных о номерах, ценах и акциях. Это позволяет гостинице централизованно управлять всеми каналами продаж и актуализировать информацию автоматически.
Гибкость в управления сроками проживания. Приложение позволяет клиентам самостоятельно изменять даты бронирования (при наличии свободных номеров) в реальном времени. Это снижает нагрузку на персонал и делает процесс более удобным как для клиентов, так и для гостиницы.

Хотите автоматизировать учет клиентской базы и сократить возможные потери в бизнесе?

Оставьте заявку, и мы свяжемся с вами в ближайшее время. Ответим на все вопросы и расскажем о выгодных предложениях студии.