Автоматизация процессов в компании ООО «Стройплац»
О клиенте
Организация является официальным дилером нескольких десятков производителей, среди которых Mitsubishi, Daikin, LG, Cooper&Hunter, TCL, Systemair, MDV, Systemair. Есть сервисный центр с мастерами по ремонту сплит-систем и монтажными бригадами. Заказы выполняются быстро — как правило, в течение 1-2 суток.
А поскольку «Стройплац» работает как с физ. лицами, так и с большими организациями, поток заявок непрерывный.
Проблемы клиента
Количество договоров постоянно увеличивается, сроки выполнения работ и поступление оплат контролировать все труднее.
На момент обращения в нашу компанию все сделки в «Стройплац» уже приходили в Битрикс24, но использовалась лишь малая часть возможностей сервиса. Текущий интегратор зашел в тупик, компании нужны были свежие решения.
Цели и задачи
Основные задачи, которые стояли перед нами
- Соединить все каналы коммуникации в одном месте (в компании до сих пор многие вопросы решались в сторонних чатах — в основном Viber и Telegram)
- Оптимизировать прием и обработку заявок
- Упростить движение по воронке и сделать его прозрачным
- Настроить аналитику так, чтобы была видна работа по каждому лиду, цифры по сделкам, рентабельность каждого клиента.
Внедрение (что мы делали по шагам)
Провели предпроектное исследование и выяснили следующее
- Логика обработки бизнес-процессов слишком громоздкая (было около 30 вариаций обработки сделки);
- Вся аналитика в отдельной таблице Excel;
- Аналитика ручная, сбор данных с Битрикс24, 1С и Excel.
Приступили к разработке и внедрению изменений
- Убрали лишние поля, которые не несли смысловой нагрузки, а только усложняли ход сделки. Определили ключевые процессы, которые следует доработать.
- Настроили воронку так, чтобы все без исключения сотрудники могли поэтапно получать задачи в Битрикс24. Сервис напоминает о выполнении каждой задачи и хранит всю историю взаимодействия с клиентами.
- Добавили поля по сегментации базы клиентов и скрытые поля для контроля руководителя по сделке, а также несколько ключевых уведомлений по контролю сделки.
- Составили тех.задание для 100% сбора данных в Битрикс24 в интеграции с 1С, чтобы увидеть точную рентабельность каждой сделки и эффективность каждого менеджера и монтажника.
- Настроили отчеты, чтобы отслеживать рентабельность каждого клиента за любой период — План/Факт.
- Разработали приложение для для сбора и анализа времени монтажников в Битрикс24.
- Реализовали интеграцию с 1С, когда себестоимость списания оборудования и материалов приходит в сделку клиента.
- Настроили отчет по маржинальности сделков по сотрудника отдела продаж и по клиентам, что значительно упростило принятие решений в компании.
- Разработали приложение внутри сделки, которое группирует внутри все главные задачи. Так как задач внутри сделки может быть десятки и нужен быстрый доступ к ключевым.
Как работают с лидами после внедрения изменений Битрикс24
- Лиды попадают в воронку с сайта, электронной почты, приложения по тендерам. Подключена Виртуальная телефонию, часть заявок по постоянным заказчикам создаются автоматически.
- Далее на каждом шагу воронки сотрудники получают свою задачу, которая двигает сделку к успешному завершению.
- Теперь есть возможность контролировать и согласовывать действия на разных уровнях (менеджер, монтажник, руководители технического отдела и отдела продаж, бухгалтерия, руководство предприятия)
Итоги
На данный момент работы по внедрению и автоматизации находятся в активном пользовании и применении, наш заказчик доволен текущими результатами, но останавливаться не планирует и каждый квартал совместно с ним ставим и реализуем новые задачи по развитию автоматизации компании.
Битрикс24 стал драйвером роста компании — выручка и прибыль считаются в режиме реального времени, все этапы сделки теперь как на ладони, аналитические показатели можно получить нажатием двух/трех клавиш. Также сервис взял на себя часть рутинных процессов, и эффективность каждого сотрудника заметно повысилась.
Но тут надо отдать должное команде «Стройплац». Ребята быстро включились в новую систему, активно обсуждают доработки и с готовностью внедряют их в свою работу.