Битрикс24 Подпись: как начать работать и автоматизировать документооборот

06.10.2025

Битрикс24 Подпись — это встроенный инструмент для электронного подписания документов с клиентами, поставщиками и другими контрагентами прямо внутри вашей CRM. Больше не нужно распечатывать, сканировать и пересылать бумажные копии — всё происходит онлайн, быстро и безопасно.

Преимущества Битрикс24 Подписи:

Экономия времени и ресурсов — исключите рутину с бумажными документами.
Единая база документов — храните и управляйте всеми соглашениями в одном месте.
Полный контроль процесса — отслеживайте статус подписания и убедитесь в подлинности каждого документа.
Важно: Битрикс24 Подпись доступна только в России и Беларуси и использует простую электронную подпись (ПЭП), приравненную к собственноручной. Не все документы можно подписывать ПЭП — перед использованием проконсультируйтесь с юристом.

Что настроить перед началом работы

1. Права доступа
Администратор по умолчанию управляет доступом к разделу «Подпись», но может делегировать эти права другим сотрудникам. Чтобы настроить — перейдите: Подпись → Права доступа.

2. Канбан-доска
Настройте канбан для наглядного контроля этапов работы с документами: согласование, подписание, отправка и т.д. Каждый сотрудник может настроить канбан под себя:
Подпись → Документы на подпись → Канбан.

3. Справочник контрагентов
Добавьте клиентов, поставщиков и партнёров в раздел Подпись → Контакты → Создать. Это позволит:

вести общую базу контактов для всей команды,
быстро выбирать получателя при отправке,
автоматически подставлять реквизиты в документы.

Как подготовить и отправить документ на подпись

Сотрудник с соответствующими правами может:

Создать документ
— загрузить PDF, DOCX и другие форматы,
— выбрать из недавних,
— или использовать шаблон с автоматическим заполнением полей из CRM (например: ФИО клиента, реквизиты компании, номер сделки, сумма).
Назначить подписантов
— от вашей компании (например, руководитель, юрист),
— и от контрагента (клиент, поставщик, партнёр).
Можно указать нескольких подписантов — в нужном порядке или параллельно.
Отредактировать документ при необходимости
— добавить поля для подписи, даты, текстовые аннотации,
— встроить QR-код для последующей проверки подлинности.
Выбрать способ отправки ссылки
— по e-mail, SMS, WhatsApp — получателю не требуется регистрация в Битрикс24.
— Ссылка ведёт на защищённую страницу, где документ можно просмотреть и подписать за 1–2 клика.
Проверить и отправить
Перед отправкой система показывает: кто подпишет, по какому каналу, какие поля требуют заполнения.

Как происходит подписание

Процесс одинаков для обеих сторон — полностью онлайн и без установки программного обеспечения:

Получатель переходит по ссылке (из письма, SMS или мессенджера).
Просматривает документ в браузере — можно увеличить, пролистать, проверить поля.
Ставит подпись:
— кликом по полю «Подпись» (от руки мышью или пальцем, либо выбором загруженного изображения подписи),
— или подтверждает действие кодом из SMS (если включена двухфакторная проверка).
Готово — система автоматически уведомляет отправителя.

Важно: для постоянной работы с контрагентом достаточно один раз заключить бумажное соглашение об ЭДО. Битрикс24 предоставляет бесплатный универсальный шаблон, разработанный юристами и подходящий всем типам бизнеса.

Проверка подлинности: цифровой сертификат и прозрачность

Каждый подписанный документ получает уникальный цифровой сертификат, включающий:

ФИО и наименование компании каждой из сторон,
Точную дату и время подписания,
Способ идентификации (e-mail, SMS, WhatsApp),
IP-адрес подписанта,
Хеш-сумму документа (контроль целостности).

Проверить подлинность можно бесплатно и мгновенно:

по QR-коду, встроенному в PDF,
или через открытый онлайн-сервис Битрикс24.

Если кто-то попытается изменить документ после подписания — например, сумму в договоре — проверка не пройдёт, а система зафиксирует факт вмешательства.

Автоматизация: роботы и триггеры без кода

Битрикс24 позволяет полностью автоматизировать документооборот — даже без технических знаний:

Триггеры реагируют на события:
«Документ подписан → Перевести сделку на стадию “Ожидает оплаты”»
«Клиент открыл ссылку, но не подписал → Отправить напоминание через 24 часа»
Роботы работают как конвейер:
→ Автоматически формируют документ по шаблону (с данными из CRM),
→ Отправляют на подпись нужным лицам,
→ Обновляют статус сделки,
→ Отправляют уведомления менеджеру и клиенту.

Все это настраивается в визуальном конструкторе автоматизаций — перетаскиванием блоков, без единой строчки кода.

Интеграция с CRM: единая история сделки

Подпись глубоко интегрирована в CRM Битрикс24:

В карточке сделки отображается полная история документа:
Отправлен → Открыт → Подписан → Оплачен
Можно видеть, кто и когда поставил подпись.
При зависании — быстро вмешаться: отправить напоминание или позвонить.

Это ускоряет сделки, снижает риски простоя и повышает конверсию.

Битрикс24 Подпись — это удобный и юридически значимый способ подписывать договоры, акты и другие документы без сторонних сервисов. Перед началом работы настройте права доступа, канбан и справочник контрагентов. Готовьте документы, отправляйте на подпись по e-mail или SMS, а роботы и триггеры помогут автоматизировать рутину. Каждый файл защищён цифровым сертификатом — вы всегда уверены в его подлинности.