Смарт-процессы в Битрикс24, или как выйти за рамки стандартного функционала

Многие современные компании не стоят на месте и запускают новые направления своей деятельности. Но здесь они сталкиваются с непростой задачей: как это всё органично реализовать в одной воронке  и сделать разные процессы и подпроцессы для каждого вида деятельности? Ведь все они будут различаться.

Обновление Битрикс24.Берлин включило в функционал смарт-процессы. Они позволяют создавать новые разделы, похожие на лиды и сделки внутри CRM.

Мы можем рассмотреть реализацию смарт-процессов на примере компании, которая занимается продажей окон, дверей, мебели. Помимо обычной продажи, сюда включается ещё производство и сервис. С помощью смарт-процессов Вы можете создать внутри раздела лидов или сделок отдельное направление «Производство» или «Сервис» и включить его в уже существующую сделку.

Вам важно видеть не только на какой стадии находится сделка с клиентом, но и что сейчас происходит с его изделием. Поэтому функция «привязать смарт-процесс к элементу CRM» здесь является очень ценной.

Из любого места CRM Вы можете перейти в Смарт-процессы и сразу создать новый сценарий работы. При создании нового Смарт-процесса Вы выбираете несколько настроенных шаблонов или создаете свой с нуля. Этот процесс при настройке Вы можете связать со сделками или лидами, и он появится внутри карточки выбранного элемента. Вновь созданный Смарт-процесс виден только администраторам, если доступ нужен другим сотрудникам, то откройте его в настройках CRM.

    В смарт-процессах вы можете использовать:
·         Привязку к элементам CRM (сделки, лиды, задачи, календари, товары)
·         Роботы и триггеры, а также бизнес-процессы;
·         Направления и туннели продаж;
·         Стадии и канбан;

Для каждого смарт-процесса Вы можете создать свои стадии.

Чем это отличается от создания отдельного направления в сделках? Есть, как минимум, несколько основных отличий:

— Вы не можете связать сделку из одного направления с другим. Здесь, чтобы проверить готовность заказа клиента, нужно переходить в другое направление или уточнять у производства. Со смарт-процессами Вы можете открыть заказ клиента и сразу посмотреть, на какой стадии производства находятся его изделия.

— Вы не можете создать разные направления в лидах без смарт-процессов

— Если Ваши дополнительные процессы никак не подходят под описание «Сделки»

— Возможность создать свои направления в смарт-процесс (например, «Резерв» для смарт-процесса «Найм на работу», куда перемещаются кандидаты, которые не подошли по каким-то причинам)

Как создать свой смарт-процесс?

В разделе CRM необходимо выбрать вкладку Смарт-процессы и добавить его.

! Смарт-процессы доступны только на тарифе Профессиональный.

Варианты применения поистине революционных смарт-процессов многообразны. Например, они отлично подходят для автомобильного бизнеса, где есть продажа, аренда, продажа отдельных запчастей, для отдельных клиентских услуг или организации работы HR в любых компаниях. Конечно, в сделках Вы можете создать отдельное направление Воронки продаж, но отдельное направление Вы не сможете вывести в левое меню для удобства. Да и как минимум странно называть сделкой найм сотрудника на работу. 

Как создать свой смарт-процесс?

В разделе CRM необходимо выбрать вкладку Смарт-процессы и добавить его.

Далее Вы можете выбрать готовый шаблон с настроенными сценариями для работы с документами и элементами CRM или начать всё с чистого листа.

Если вы выбрали самостоятельную настройку, то здесь Вы можете указать название вашего процесса, выбрать необходимые инструменты для работы с ним (использовать свои стадии, роботы и триггеры). Опция «свои направления и туннели продаж» добавит в ваш процесс направления и туннели продаж. Вы сможете создать несколько направлений для этого смарт-процесса аналогично направлениям в сделках.

Опция «Использовать свои стадии Канбан» позволит Вам создать свои стадии процесса и управлять ими.

Печать документов – опция добавляет возможность работы с документами в карточке процесса.

Привязка товаров каталога – опция позволяет разместить товар в карточке процесса.

Использовать корзину – включает корзину для элементов процесса.

Настройте привязку к элементам CRM для вашего процесса. Таким образом, вы можете связать смарт-процесс с другими элементами CRM или с другими смарт-процессами.

Во вкладке «Привязка к элементам» будьте внимательны и не включайте ненужные Вам связи, иначе при создании, например, задачи Вы увидите большой список вариантов и можете запутать ваших коллег 🙂
Используете только необходимые настройки. Если потом Вам понадобится добавлять ваш смарт-процесс в какие-то элементы, Вы всегда можете это поменять.

Если вы используете опцию «Добавить список со связанными элементами в карточку», то в карточке сделки появится ваш смарт-процесс.

Права доступа к смарт-процессу можно настроить после его создания.

Таким образом, правильно настроенные смарт-процессы помогут удобно организовать работу и вести отдельную базу данных по сервису, производству или другим направлениям, которые есть в вашем бизнесе.