Автоматизация бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов, к чему приводит?

Мы понимаем, что бизнес-процессы часто требуют большого количества деталей и точности, которые сложно создать, используя только человеческие возможности. Наиболее успешные компании работают как хорошо смазанные машины, но вы все равно можете столкнуться с проблемами, связанными с бизнес-процессами, такими как узкие места, задержка ответов и т. д.

Посмотрите на список распространенных проблем, которые решает автоматизация процессов, посмотрите некоторые из них:

• Отследить документы и файлы в офисе сложно
• Отправка и обмен файлами между членами команды или командами разных отделов требует времени и усилий
• В вашем рабочем процессе постоянно возникают узкие места из-за неэффективности процесса
• Следить за тем, что представляет собой каждая отдельная задача каждого сотрудника и как она выполняет, это хлопотно и отнимает много времени
• Сотрудники и руководители напоминают про отчеты или другие повторяющиеся действия
• Задержка ответов со стороны сотрудников вызывает путаницу и задерживает текущие проекты, создавая тем самым неэффективность
• Резервное копирование документов требует постоянной обратной связи с ИТ-отделом.

К счастью, автоматизация процессов решает все эти проблемы, поэтому вы и ваша команда можете сосредоточить всю свою энергию на других, более важных задачах, требующих мышления и творчества.

Преимущества при запуске автоматизации бизнес-процесса

Более половины существующих предприятий в настоящее время обращаются к автоматизации из-за ее огромных преимуществ. Вот три основные причины, почему вы должны рассмотреть возможность автоматизации бизнес-процессов для вашего бизнеса:

Увеличение эффективности бизнеса

Автоматизация ваших бизнес-процессов повышает производительность на всех уровнях. Также имеет значение для сокращения затрат и общего повышения производительности. Поскольку автоматизация бизнеса делает ваши процессы такими простыми, Вашим сотрудникам не нужно прилагать усилий к тому, чтобы научиться использовать новые, сложные технологические системы или программное обеспечение BPA.

Автоматизированные задачи будут выполнены без ошибок (в 99,9% случаев), поскольку в автоматизированные системы встроены инструменты, обеспечивающие выполнение каждой работы в соответствии с запрограммированным и запрошенным запросом. Автоматизация процессов помогает вам поддерживать один и тот же стандарт поставок с течением времени, что повысит вашу общую эффективность.

Кроме того, автоматизация процессов напрямую приводит к повышению эффективности с точки зрения объема и скорости доставки, поскольку компьютеры обучены выполнять большее количество заданий за более короткий промежуток времени, чем люди. Это просто способ запрограммирован, чтобы ускорить ваш рабочий процесс.

Менее обсуждаемое преимущество автоматизации бизнес-процессов – это прямой вклад в сокращение накладных расходов в отделе печати и чернил. Расходы на бумагу сами по себе добавляют к вашему бюджету. Автоматизация позволяет вам и вашей команде выполнять практически все задачи онлайн и с меньшими ошибками. Это означает, что не будет потрачено впустую бумаги о задачах или процессах, выполненных неправильно, и не будет потрачено впустую время на их перевод в онлайн, что в конечном итоге приведет к снижению затрат.

Повышение удовлетворенности сотрудников

Автоматизированные процессы также повышают общую креативность и удовлетворенность сотрудников. В настоящее время ведется множество обсуждений о том, как автоматизация может революционизировать работу в том виде, в каком мы ее знаем, вплоть до того, чтобы даже полностью исключить обычную «рабочую неделю» и как она может сократить тысячи рабочих мест. Тем не менее, вы не должны быть частью этой битвы. Автоматизация вашего бизнеса не означает увольнение людей. Напротив, это заставит их работать усерднее и более продуктивно выполнять свои задачи.

Автоматизация процессов уменьшает повседневные, повторяемые процессы для ваших сотрудников и помогает им сосредоточиться на задачах, связанных с описанием их работы. Это особенно верно в отношении ручных задач или процессов, которые не нуждаются в человеческой реакции, но по-прежнему выполняются вашими сотрудниками каждый день.

Вашим сотрудникам больше не придется скучать. Вы также можете направить свои силы на обучение своей команды и на то, чтобы они были сосредоточены на интересной работе и задачах, которые им действительно нужны, например, придумать новый шаг или разработать захватывающую презентацию. Наличие более счастливых сотрудников ведет к общему увеличению производительности и эффективности вашего бизнеса.

Если бы вы работали в компании X, вам лучше было бы придумать яркую, креативную рекламу продукта Y или заполнить электронные таблицы Excel данными в течение 20 часов подряд?

Легче для контроля и управления компанией

Вы должны провести автоматизацию бизнес-процессов, чтобы облегчить себе жизнь менеджера или генерального директора. BPA повышает прозрачность работы, надежность и производительность. Автоматизация процессов позволяет вам и вашим сотрудникам общаться друг с другом и делиться знаниями через общую платформу, например Битрикс24 wiki.

Управление бизнес-процессами также будет для вас эффективным преимуществом, так как вы сможете отслеживать и управлять эффективностью работы ваших сотрудников без каких-либо дополнительных усилий. Делая ваши бизнес-процессы проще, стандартизированные, прогрессивней и лучше, вы можете сосредоточиться на выработке новых навыков и разработке стратегий, а не на управлении задачами, которые значительно превышают вашу зарплату.

В заключение, автоматизация ваших процессов увеличит прибыль Вашего бизнеса, уменьшив суету повседневных задач и сделав ваших сотрудников счастливее и творческими.

Ваши процессы автоматизированы?

Автоматизация бизнес и процессов звучит фантастически (потому что это так!), И мы уверены, что вам интересно, можно ли автоматизировать ваши бизнес-процессы. Ниже вы можете найти контрольный список с характеристиками процессов, которые можно автоматизировать. Посмотрите сами и убедитесь, что вы тратите ценные человеческие ресурсы на процессы или задачи, которые можно автоматизировать прямо сейчас.

Наиболее автоматизируемые процессы бизнес-процессов связаны с передачей данных, управлением данными и планированием. Эти задачи соответствуют всем критериям в контрольном списке. Однако есть аспекты более масштабных процессов, которые можно автоматизировать.

Обслуживание клиентов и продажа билетов

В предыдущих постах мы подчеркивали важность отличного обслуживания клиентов. В условиях растущей конкуренции в бизнесе, поддержка клиентов в режиме реального времени необходима! Это означает, что представители службы поддержки должны присутствовать 24/7 и иметь возможность отвечать на вопросы клиентов и эффективно устранять их проблемы.

Автоматизация процесса продажи билетов означает, что автоматические боты могут быть установлены для общения с клиентами и передачи их представителям только тогда, когда проблема не может быть решена с помощью информации, уже имеющейся в базе данных компании.

Роботы в задачах

Короче говоря, назначение задачи связано с распределением различных обязанностей, как человеку, так и автоматизированному процессу. Когда все типы задач выполняются сотрудниками, 40% производительности теряется из-за переключения задач. Как мы уже упоминали ранее, автоматизация назначения задач позволяет сотрудникам сосредоточиться только на важных задачах.

Программное обеспечение Битрикс24 для управления бизнес-процессами, также отправляет напоминания или мотивирующие побуждения и помогает вам более прозрачно смотреть, демонстрируя, кто есть кто, что делает и как выполняется общая задача.

6+ способов автоматизации бизнес-процессов

Теперь, когда вы знаете все об автоматизации бизнес-процессов, вы можете использовать ее для повышения своей производительности. Мы покажем вам семь различных практических способов ее реализации сегодня.

Автоматизация внутренних и внешних процессов

1. Сделайте так, чтобы ваш ИТ-отдел внедрил индивидуальное решениедля автоматизации бизнес-процессов, связав все ваши задачи и пользователей с помощью логики if-then, push-уведомлений и т. д. Однако это то же самое, что заново изобретать колесо. Это дорого и отнимает много времени, так как вашему ИТ-отделу необходимо будет приобрести новые навыки автоматизации и реагировать индивидуально на каждый запрос и проблему от ваших пользователей и сотрудников.
2. Определите все рабочие процессы вашего бизнес-процесса,используя доверенных сотрудников. Затем опишите свои бизнес-процессы. Вы можете использовать программное стандартное обеспечение Microsoft Word или Excel или даже специальное программное обеспечение для достижения этой цели. Отображение бизнес процессов полезно для автоматизации процессов для всех ваших отделов, однако, поскольку в нем участвуют несколько участников, оно может превратиться в очень трудоемкую задачу.
3. Изучите свои процессы и различайте повторяющиеся задания. Таким образом, вы можете исключить дублирование работы, выполняемой более чем одним сотрудником. В то же время вы можете назначить задачу определенному человеку или команде или путем объединения различных программ вместе. Это повысит производительность и сократит время, затрачиваемое на избыточные задачи.
4. Интегрируйте свои бизнес-системы с вашей базой знаний. Этот тип системной интеграции не только помогает техническим специалистам в поиске информации проще для целей обслуживания клиентов, но также облегчает сотрудников из других отделов, поскольку они будут иметь базу данных знаний для всех задач, процессов и моделей компании.
5. Использование программного обеспечения для управления бизнес-процессами — это самый простой и эффективный способ автоматизации процессов. Программное обеспечение BPM создает архитектуру для отображения всех ваших процессов в цифровом виде. Вы можете использовать два типа программного обеспечения BPM:  корпоративное программное обеспечение, которое Вы уже используете или бесплатное облачное программное обеспечение. Вы можете выбирать между ними в зависимости от масштаба вашей деловой активности и потребностей. Для малых предприятий мы рекомендуем облачное программное обеспечение, поскольку оно упрощает использование всех преимуществ автоматизации бизнес-процессов без самостоятельной работы.
6. Еще один способ внешней автоматизации бизнес-процессов — использование искусственного интеллекта.Вы можете использовать ИИ и машинное обучение для автоматизации бизнес-процессов, которые содержат много собранных данных за время существования этого процесса. Если вы когда-либо читали об искусственном интеллекте, вы, вероятно, знаете, что для обучения вашим моделям обучения требуются огромные объемы данных. Этот тип автоматизации является сложным и обычно требует привлечения собственного ИТ-персонала для реализации индивидуального решения для ваших процессов. К сожалению, не существует «одного размера для всех», когда речь идет о построении модели машинного обучения, поскольку разные бизнес-процессы будут иметь разные характеристики, разные типы данных и, следовательно, разные переменные. Искусственный интеллект в автоматизации бизнес-процессов может помочь вашим сотрудникам улучшить процесс принятия решений за счет автоматизации низкоуровневых, чутких решений, тем самым позволяя вашим сотрудникам просматривать ваш процесс на более высоком уровне абстракции. Это особенно полезно, когда речь идет о таких областях, как обслуживание клиентов или продажи и маркетинг.

Преимущества автоматизации бизнеса

Будущее автоматизации бизнес-процессов, похоже, нацелено на автоматизацию автоматизации процессов. По прогнозам, только РПА окажет экономическое воздействие в размере 6,7 триллионов долларов. Как 75% компаний по всему миру, вы также должны рассмотреть возможность выделить бюджет на аутсорсинг автоматизации вашего процесса с использованием робототехники или на инвестирование в систему управления бизнес-процессами.

Битрикс24 — это программа для автоматизации бизнес процессов, которая помогает вам автоматизировать бизнес задачи и эффективно управлять бизнес-процессами. Вы можете попробовать Битрикс24 бесплатно прямо сейчас и посмотреть, как работает программное обеспечение для вашего бизнеса.

Высокая конкуренция и желание обслужить большее количество клиентов меньшими ресурсами, приводят в автоматизации бизнес-процессов.  В роли «автоматизатора» служит: для малого бизнеса CRM-системы, для крупного и среднего бизнеса это ERP-системы.

Вот ряд преимуществ, которые дает Автоматизация бизнес-процессов:

• Прогнозирование деятельности компании – выручка, прибыль, общая динамика.
• Быстрое принятие решений, доступность всех данных буквально за секунды
• Оптимизация затрат, при профессиональном внедрение кратный рост эффективности
• Уменьшает влияние человеческого фактора
• Увеличение качество и скорости обслуживания
• Увеличение конкурентоспособности, повышение стандартов в компании
• Согласованность действий сотрудников
• Экономия времени руководителя на аналитику и управленческие решения
• Оцифровка каждого сотрудника, а следовательно оценка его эффективности

Автоматизация бизнес-процессов занимает от 3 месяцев, а полная адаптация с бизнесом 6-12 месяцев. Помните что автоматизация это конкурентное преимущество Вашего бизнеса в 21 веке.