Управление задачами в Битрикс24
Руководитель каждого бизнеса мечтает, чтобы коллектив работал слаженно и продуктивно, а задачи выполнялись вовремя. Желательно, чтобы не приходилось непрерывно следить за выполнением крупных заданий и перепроверять мелкие.
Исполнить такую мечту поможет Битрикс24. А точнее инструмент «Задачи».
Содержание:
- Что можно делать в задачах?
- Доска канбан
- Скрам
- Диаграмма Ганта
- Разница между задачей и проектом
- Интеграция с документацией и CRM
- Шаблоны задач в Битрикс24
- Сохранение файлов в папках
- Как ставить «правильные» задачи?
Что можно делать в задачах?
- Автоматизировать постановку задач. Т.е. не придется вручную составлять однотипные задачи. Они будут добавляться после триггера: пришла заявка, наступил понедельник, клиент продвинулся по воронке и т.д.
- Контролировать выполнение задачи. Руководитель увидит, выполнил ли сотрудник задание в срок. Если да, то получит отчет с результатом.
- Организовывать команды над проектом. Программа самостоятельно или под вашим руководством составит лучшую команду для работы над проектом.
Но это не все. Ещё можно:
- Создать чек-лист с поэтапным выполнением задачи
- Отслеживать эффективность сотрудников
- Устанавливать дедлайн и, если нужно, переносить его
- Пользоваться такими методами управления задачами как доска Канбан, Скрам, диаграмма Ганта и т.д.
- Методы управления рассмотрим подробнее.
Доска канбан
Канбан — это виртуальная доска, которая отображает все этапы работы над проектом. На этой доске подчиненный может видеть и свое назначение в проекте, и весь предполагаемый процесс.
Новые задачи, соисполнители, критерии работы добавляются в одно касание. Так же быстро можно отредактировать срок реализации плана, поставить себе напоминание о важной дате.
Скрам
Скрам (от англ. scrum «схватка») — самая популярная методология управления проектами.
Скрам эффективен в любых отраслях, где команда работает над объемными проектами.
Суть в том, чтобы разбивать проекты на отдельные этапы, или спринты. Каждый спринт предполагает обозначенный период времени и результат. Поэтому спринт можно рассматривать как отдельный минипроект.
Такая методология позволяет повысить эффективность разработки продукта. В Скрам-команде должны быть представители всех отделов, а также владелец продукта.
Основные принципы Скрам:
- В команде не должно быть больше 9 человек. Иначе пострадает эффективность
- Бэклог — список со всеми условиями и требованиями — делится на спринты. План бэклога составляется в самом начале, но может гибко изменяться по ходу реализации проекта
- Спринт длится 1-3 недели. За это время выполняется одна часть проекта
- В процессе формирования следующего спринта учитываются результаты, полученные на предыдущем этапе
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — это столбчатая диаграмма. На ней отображаются все задания по проекту и их зависимость друг от друга.
Диаграмма используется для наглядности графика или плана работы. Таким образом можно четко визуализировать работу над проектом и ускорять ее выполнение.
Разница между задачей и проектом
В Битрикс24 можно работать и с задачами, и с проектами. Но удобнее использовать эти инструменты вкупе.
Задача — одна единица работы, которая выполняется в рамках проекта. Большие задачи могут делиться на подзадачи. Есть возможность дополнения задачи чек-листом с шагами ее выполнения.
Проект — это несколько задач, которые необходимо выполнить вместе или по очереди, чтобы достичь цели.
Например, испечь пирог — это проект. Приготовить тесто — задача. А смешать яйца с мукой — подзадача.
Задачи являются «строительным блоком» проекта. Но можно создавать задачи и вне проектов.
Интеграция с документацией и CRM
Вы можете связать документ из Google Docs или Microsoft Office с нужной задачей. Сотрудники будут пользоваться документом, вносить в него корректировки и т.д.
Можно использовать CRM и задачи вместе для лучшей работы с лидами и поддержания с ними связи в дальнейшем. Вы будете оперативнее реагировать на обращения клиентов, увереннее проводить их по воронке продаж и чаще закрывать сделки.
Наличие шаблонов задач упрощает работу с большим количеством проектов, позволяет экономить время для остальной работы.
Сохранение файлов в папках
Не нужно пренебрегать папками.
Во-первых, в них можно хранить результаты выполненных задач. В будущем сэкономите время на поиске отчета.
Во-вторых, удобно создавать общую папку с файлами по проекту, чтобы все сотрудники могли ее использовать и дополнять. Можно добавлять теги к задачам, чтобы их можно было просматривать в нескольких папках.
В-третьих, вы сами выбираете цель ваших папок: проекты с клиентом X, встречи за 2022 год, файлы для маркетологов и т.п. Сотрудник сможет быстро найти «свою» папку.
Со временем папка будет расти и в ней станет неудобно ориентироваться. В таких случаях лучше разделить папку на несколько конкретизированных.
Как ставить «правильные» задачи?
- Формулу вашей «идеальной» работы с задачами вы выведите сами:) А мы дадим парочку рекомендаций:
- Каждая задача должна иметь даты начала и окончания, предполагаемый результат и исполнителя
- При составлении задачи отмечайте ее как важную (если это правда), чтобы выделить из общего списка задач
- Для успешного завершения проекта продумайте очередность задач заранее. Выпишите, какие задачи нужно будет выполнить и кто ими займётся
- Ставьте задачу, которая займет 1%-10% от всего проекта. Если задача займет больше ⅒ проекта, то лучше разделить ее на несколько задач поменьше
- Не ставьте задачи, которые выполняются 8+ дней. Просто неэффективно. Напишите подзадачи с меньшим временным интервалом
- Визуализируйте отдельные задачи. Вам в помощь диаграмма Ганта
-
Но самый главный совет — это не бояться пробовать. Используйте новые шаблоны, анализируйте разные варианты постановки задач и организации проектов.
Хорошим помощником станут статьи специалистов, которые собаку съели на работе с Битрикс24 или другими CRM-системами. Есть вопросы по работе с задачами? Задавайте их на формах и не бойтесь просить о помощи.
Вы еще не внедрили Битрикс24 в свой бизнес? Исправьте это прямо сейчас! Все равно придется внедрить, если хотите развиваться 😉
Наши кейсы
Наши клиенты нам доверяют
В компании управление клиентской базой в разных странах велось через разные системы и Excel-файлы, что создавало путаницу и замедляло работу (поставки могли растянуться на несколько месяцев из-за неправильно оформленных документов). Отсутствовала прозрачная система учета сделок, контроля тендеров, экспорта и дебиторской задолженности.
В компании отсутствовала единая система для фиксации контактов и заявок. Это приводило к тому, что часть клиентов попросту терялась. Заявки поступали по разным каналам (почта, звонки, сайт), и не было единой системы для их учета. Проблемы с постановкой и отслеживанием задач. Руководитель не мог оперативно контролировать выполнение задач, а менеджеры путались в приоритетах. Из-за этого постоянные клиенты уходили к конкурентам и план продаж не всегда выполнялся.
В компании был установлен Битрикс24, но он был не настроен, и сотрудники вели дела в разных системах. Из-за этого невозможно было провести анализ отдела продаж и оценить работу сотрудников. Также были проблемы с поиском исполнителей. Нужно было собрать всю информацию в одном месте и настроить аналитику.
Мы интегрировали МойСклад с интернет-магазином для сети кофеен «Эмбаси Ритейл», что позволило автоматизировать процесс обработки заказов и управления клиентами. Теперь данные поступают в систему автоматически, что исключает дубли клиентов и сокращает время обработки заявок. В результате интеграции компания повысила точность работы с клиентской базой и складом, а также улучшила качество обслуживания.
Мы создали базу знаний для сотрудников медицинского центра «МедЛайн» на платформе Битрикс24. В ней были структурированы все необходимые материалы, внедрены обучающие видео и настроены права доступа. Это позволило сократить время на адаптацию новых сотрудников, повысить производительность и уменьшить количество ошибок за счёт автоматизации процессов обучения.
