Управление задачами в Битрикс24

>
>
Управление задачами в Битрикс24

Руководитель каждого бизнеса мечтает, чтобы коллектив работал слаженно и продуктивно, а задачи выполнялись вовремя. Желательно, чтобы не приходилось непрерывно следить за выполнением крупных заданий и перепроверять мелкие.

Исполнить такую мечту поможет Битрикс24. А точнее инструмент «Задачи».

Содержание:

  1. Что можно делать в задачах?
  2. Доска канбан
  3. Скрам
  4. Диаграмма Ганта
  5. Разница между задачей и проектом
  6. Интеграция с документацией и CRM
  7. Шаблоны задач в Битрикс24
  8. Сохранение файлов в папках
  9. Как ставить «правильные» задачи?

Что можно делать в задачах?

  1. Автоматизировать постановку задач. Т.е. не придется вручную составлять однотипные задачи. Они будут добавляться после триггера: пришла заявка, наступил понедельник, клиент продвинулся по воронке и т.д.
  2. Контролировать выполнение задачи. Руководитель увидит, выполнил ли сотрудник задание в срок. Если да, то получит отчет с результатом.
  3. Организовывать команды над проектом. Программа самостоятельно или под вашим руководством составит лучшую команду для работы над проектом.

Управление проектами в Битрикс24

Но это не все. Ещё можно:

  • Создать чек-лист с поэтапным выполнением задачи
  • Отслеживать эффективность сотрудников
  • Устанавливать дедлайн и, если нужно, переносить его
  • Пользоваться такими методами управления задачами как доска Канбан, Скрам, диаграмма Ганта и т.д.
  1. Методы управления рассмотрим подробнее.

Доска канбан

Канбан — это виртуальная доска, которая отображает все этапы работы над проектом. На этой доске подчиненный может видеть и свое назначение в проекте, и весь предполагаемый процесс.

Новые задачи, соисполнители, критерии работы добавляются в одно касание. Так же быстро можно отредактировать срок реализации плана, поставить себе напоминание о важной дате.

Канбан в Битрикс24

Скрам

Скрам (от англ. scrum «схватка») — самая популярная методология управления проектами.

Скрам эффективен в любых отраслях, где команда работает над объемными проектами.

Суть в том, чтобы разбивать проекты на отдельные этапы, или спринты. Каждый спринт предполагает обозначенный период времени и результат. Поэтому спринт можно рассматривать как отдельный минипроект.

Такая методология позволяет повысить эффективность разработки продукта. В Скрам-команде должны быть представители всех отделов, а также владелец продукта.

Scrum двигаться к целе короткими спринтами

Основные принципы Скрам:

  • В команде не должно быть больше 9 человек. Иначе пострадает эффективность
  • Бэклог — список со всеми условиями и требованиями — делится на спринты. План бэклога составляется в самом начале, но может гибко изменяться по ходу реализации проекта
  • Спринт длится 1-3 недели. За это время выполняется одна часть проекта
  • В процессе формирования следующего спринта учитываются результаты, полученные на предыдущем этапе

Диаграмма Ганта 

Диаграмма Ганта — это столбчатая диаграмма. На ней отображаются все задания по проекту и их зависимость друг от друга. 

Диаграмма используется для наглядности графика или плана работы. Таким образом можно четко визуализировать работу над проектом и ускорять ее выполнение.

управления задачами с помощью ганта

Разница между задачей и проектом

В Битрикс24 можно работать и с задачами, и с проектами. Но удобнее использовать эти инструменты вкупе.

Задача — одна единица работы, которая выполняется в рамках проекта. Большие задачи могут делиться на подзадачи. Есть возможность дополнения задачи чек-листом с шагами ее выполнения.

Чек-лист в задачах

Проект — это несколько задач, которые необходимо выполнить вместе или по очереди, чтобы достичь цели.

Например, испечь пирог — это проект. Приготовить тесто — задача. А смешать яйца с мукой — подзадача.

Задачи являются «строительным блоком» проекта. Но можно создавать задачи и вне проектов.

Интеграция с документацией и CRM

Вы можете связать документ из Google Docs или Microsoft Office с нужной задачей. Сотрудники будут пользоваться документом, вносить в него корректировки и т.д.

Можно использовать CRM и задачи вместе для лучшей работы с лидами и поддержания с ними связи в дальнейшем. Вы будете оперативнее реагировать на обращения клиентов, увереннее проводить их по воронке продаж и чаще закрывать сделки.

  • Шаблоны задач в Битрикс24

Наличие шаблонов задач упрощает работу с большим количеством проектов, позволяет экономить время для остальной работы.

Сохранение файлов в папках

Не нужно пренебрегать папками.

Во-первых, в них можно хранить результаты выполненных задач. В будущем сэкономите время на поиске отчета.

Во-вторых, удобно создавать общую папку с файлами по проекту, чтобы все сотрудники могли ее использовать и дополнять. Можно добавлять теги к задачам, чтобы их можно было просматривать в нескольких папках.

В-третьих, вы сами выбираете цель ваших папок: проекты с клиентом X, встречи за 2022 год, файлы для маркетологов и т.п. Сотрудник сможет быстро найти «свою» папку.

Со временем папка будет расти и в ней станет неудобно ориентироваться. В таких случаях лучше разделить папку на несколько конкретизированных.

документы на диске

Как ставить «правильные» задачи?

  • Формулу вашей «идеальной» работы с задачами вы выведите сами:) А мы дадим парочку рекомендаций:
  • Каждая задача должна иметь даты начала и окончания, предполагаемый результат и исполнителя
  • При составлении задачи отмечайте ее как важную (если это правда), чтобы выделить из общего списка задач
  • Для успешного завершения проекта продумайте очередность задач заранее. Выпишите, какие задачи нужно будет выполнить и кто ими займётся
  • Ставьте задачу, которая займет 1%-10% от всего проекта. Если задача займет больше ⅒ проекта, то лучше разделить ее на несколько задач поменьше
  • Не ставьте задачи, которые выполняются 8+ дней. Просто неэффективно. Напишите подзадачи с меньшим временным интервалом
  • Визуализируйте отдельные задачи. Вам в помощь диаграмма Ганта
  • Но самый главный совет — это не бояться пробовать. Используйте новые шаблоны, анализируйте разные варианты постановки задач и организации проектов.

    Хорошим помощником станут статьи специалистов, которые собаку съели на работе с Битрикс24 или другими CRM-системами. Есть вопросы по работе с задачами? Задавайте их на формах и не бойтесь просить о помощи.

    Вы еще не внедрили Битрикс24 в свой бизнес? Исправьте это прямо сейчас! Все равно придется внедрить, если хотите развиваться 😉