>  > Управление задачами

Управление проектами в командах, управления задачами, внедрение эффективных систем управления

Битрикс24 и его функционал позволит системно управлять проектами в Вашем бизнесе. Автоматизировать постановку и контроль в команде, при этом без жесткого контроля со стороны руководства добиваться результата. Ведь именно с Битрикс24 Ваши задачи будут реализованы. Для удобства работы над своим проектом, приглашайте в команду своих сотрудников.
Чтобы начать работу для управления проектом в Битрикс24 создается модуль «задача», которая является основной в реализации плана. Для ее создания и использование не потребуется много сил и времени. Сам модуль состоит из нескольких пунктов:

      1. Собственно, управление в проектах его структурой.
      2. Возможность добавить любого сотрудника, задать ему определенную задачу, а также как приятный плюс-сознать чек-лист с поэтапным выполнением определенных заданий.
      3. Для удобства использование на Битрикс24 можно воспользоваться разными методами управления задачами.
      4. Распределение задач на каждого человека и осуществление контроля занятости подчинённого контрольным точкам выполнения.
      5. Выбрать разного рода действия для управления своими задачами.
      6. Производить контроль проектов онлайн, редактировать сроки проекта.
      7. Совмещение документации или CRM с Битрикс24.
      8. Возможность как использовать шаблон задач, так и корректировать свой вариант.

    Чтобы понять и разобраться с функциями модуля «задача» стоит расписать самые важные его пункты.

    Эффективный метод “Канбан”

    В одно касание можете создавать свои задачи в связке проекта, внести в нее определённые критерии, добавить разных сотрудников или соисполнителей. Каждый из подчиненных может узнать свое назначение в проекте, и заниматься задачами или делегировать их. В этом пункте можно установить сроки реализации плана, сделать себе напоминание о той или иной важной дате в нем.
    управление проектом

    Стандарты управления проектами уровня компании

    Здесь Вы можете в разделах «Все» «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю» следить и выполнять определенные задания, которые будут касаться Вас. Также следить за тем, кто и чем занимается из Ваших сотрудников. Раздел «Проекты» помогает проследить за ходом работы, ее реализацией. Для лучшего контролирование проектов, рекомендуется создать новый чек-лист с новыми или шаблонными заданиями и вписать в него определённые критерии. Повторяющиеся крупные проекты позволяют компании создавать шаблоны задач и проектов. Организация в этом случае систем управления проектами становиться максимально эффективной.

    Чек-лист

    Эта функция создана, чтобы лучше описать все особенности проекта. Что позволяет компании работать эффективно и безошибочно, что приводит к оптимизации управления проектом. Тут вы сможете указать своего исполнителя, разных наблюдателей, а также указать их важность в особенных задач проекта. При любой возможности Вы сможете изменить чек-лист, вычеркнуть ненужные пункты.

    Занятость сотрудников

    Каждый сотрудник выполняют свою роль в этом проекте. Благодаря Битрикс24 вы можете отслеживать каждого человека в разделе «Занятость». Если у подчиненного возникают какие-то проблемы с его задачей и сроком ее выполнения, он может легко все это уточнить при помощи данной функции.

    задачи компании

  1. Управление онлайн

    Этот пункт важен для лучшего контакта с сотрудниками, а значит и продуктивным выполнением разного рода задач. Такое управление подразумевает собой наличие чата и звонков, и понятного интерфейса управления проектами в Битрикс24.

    Интеграция Битрикс24 с документацией или CRM

    В один клик Вы сможете связать созданный ранее вами документ в Google Docs или Microsoft Office, закрепить его за нужной Вами задачей, чтобы сотрудники могли этим воспользоваться либо внести свои дополнения. CRM создано для лучшей работы с клиентами и их дальнейшего информирования. Также в программе существует большое количество встроенных приложения, которые значительно повышают скорость выполнения задач внутренним проектам.

    Корректировка заданий

    Большой фильтр для редакции задачи позволяет куда лучше отредактировать под себя любой элемент плана, усовершенствовать для определённой группы подчинённых. Наличие шаблонов упрощает работу с большим количеством проектов, позволяет сэкономить время для дальнейшей работы.

    Повышайте эффективность сотрудников при помощи современного софта

    Разница между задачами и проектами может сбивать с толку, если вы новичок в управлении проектами или ранее не использовал таких для управления своими проектами. Задачи и внедрение проектов являются основными строительными блоками в программном обеспечении для управления проектами, которые позволяют вам отслеживать и организовывать свою работу.

    Задача является одной единицей работы , которая должна быть выполнена в рамках проекта. Проект – это целый ряд задач, которые необходимо выполнить вместе, чтобы достичь единого результата или цели. Например, если вы хотите создать новый продукт, весь процесс создания – это ваш проект. Единственном задании в этом проекте может быть «создание прототипа». Управления задачами становиться простым и понятным, когда есть четкая система и программа которая автоматизирует бизнес и действия каждого сотрудника.

    Последовательность выполнения действий

    Задача похожа на элемент в списке дел. Это одно действие или шаг, необходимый для продвижения вашего проекта к желаемому результату. Задачи должны быть использованы для:

    Планирование всех шагом для успешного завершения проекта

    Визуализация отдельных шагов в диаграмме Ганта проекта

    Храните подробную информацию о процессах, инструкции или заметки

    Обычно для задания назначается один человек, и для его выполнения требуется относительно короткий период времени. Например, одна из лучших практик – длина задач должна составлять от 1% до 10% от всей длины проекта . Это означает, что если ваш проект занимает 100 рабочих дней, продолжительность выполнение задачи должно быть от 1 до 3 дней. Поэтому любое задание, превышающее 10 дней, следует разделить на два или более заданий.

    Второй вариант – разбить более длинные или сложные задачи на подзадачи. Эта опция позволяет вам сохранить основную задачу для наглядности и контроля, в то же время разделяя ее на более управляемые части работы. Например, используя приведенный выше пример, предположим, у вас есть задача под названием «сборка прототипа». Эта задача может фактически включать следующие подзадачи:

    Инженер построил прототип кузова – Сталевар формует кузов прототипа – Конструктор составил чертеж

    Если тело и оболочка должны быть собраны вместе, возможно, имеет смысл объединить их в одну задачу. Тем не менее, поскольку за каждого отвечает другой человек, наличие подзадач позволяет каждому ясно видеть и понимать, что ожидается от каждого члена команды.

    Чтобы следить за ходом выполнения общей задачи в таск-менеджере для управления проектами, основная задача проекта должны отображать выполнения подзадачи, который медленно заполняется по мере выполнения подзадач. Эта функция позволяет легко отслеживать как отдельные вклады, так и их непосредственное влияние на общую задачу.

    Как контролировать поручения?

    Проект включает в себя все, что должно быть завершено для достижения конкретного результата. Это может включать в себя все действия, входы, выходы и этапы, необходимые для достижения конкретной цели. Масшатб проектов могут варьироваться от простых до сложных и широко различаться по длине, ресурсам, стоимости и объему. Каждый проект должен иметь четкую дату начала и окончания, определенный объем работ и владельца.

    Проекты в программном обеспечении для управления проектами используются для:

    Контролируйте даты начала и окончания всего проекта, а не задач в проекте.

    Быстро и легко отслеживать статус проекта высокого уровня.

    Управляйте зависимостями и взаимодействиями задач, например, если одна из задач проекта задерживает другую.

    Легко обновлять заинтересованные стороны проекта на информацию о управлении проектом с помощью отчетов программного обеспечения.

    Храните связанные с управление проектоми файлы и заметки, которые должны быть доступны для всей команды проекта.

    Большие, более сложные или более длинные проекты могут быть разбиты на отдельные фазы. Некоторые методологии управления проектами, такие как:

    Agile , разбивать проекты на отдельные спринты. Каждый этап или спринт должен иметь свой собственный определенный период времени и результат и поэтому может рассматриваться как отдельный проект в вашем программном обеспечении для управления проектами.

    Эффективность таск-менеджера

    Некоторые программные решения для управления проектами также позволяют создавать папки и управлять ими. Папки используются для хранения и организации данных. Они не являются активными элементами и не имеют собственного набора атрибутов, таких как даты начала и окончания. Назначение папок – просто хранить связанную информацию в одном месте и создать организационную структуру или иерархию, которая облегчит пользователям поиск и обмен информацией.

    Группируйте типовые дела

    Соберите вместе подтверждающую документацию, относящуюся к задачам и проектам, такую ​​как повестки дня встреч, заметки, задачи, проблемы или риски, а также специальные запросы.

    Добавьте теги к задачам, чтобы отдельные задачи можно было просматривать в нескольких папках.

    Папки можно использовать для группировки проектов и задач по команде, клиенту, этапу работы или, тем не менее, для вашей команды. Вы можете создать папку, чтобы сгруппировать разные фазы одного и того же проекта или сгруппировать отдельные проекты с одним и тем же клиентом.

    В качестве альтернативы вы можете создать отдельную папку для каждого отдела и пометить задачи соответствующим отделом. Например, если у вас есть папка «Маркетинг», то любой сотрудник по маркетингу может быстро перейти ко всем своим задачам в одном месте, даже если они связаны с разными проектами.

    Папки могут содержать вложенные папки, проекты и задачи. Используя теги, папки позволяют вам нарезать, нарезать кубиками и группировать информацию любым удобным для вас способом без дублирования данных.

    Рекомендации для управления проектами

    Начните сверху. Самый простой способ организовать программное обеспечение для управления проектами – начать с максимально возможного объема, а затем продолжить работу. Например, папка может быть выделена одному клиенту. Каждый уникальный продукт может быть как отдельный проект и вложен в этой папке.

    Создавайте и используйте шаблоны. Создавая шаблоны для структуры папок, структур проектов и задач, вы можете сэкономить время и обеспечить постоянную структуризацию работы по всему программному обеспечению. С помощью шаблонов каждый раз, когда вы создаете новый проект или формируете задачами проектную деятельность, у вас уже должна быть выработана структура.

    Ознакомиться с лучшими практиками управления проектами. Лучшие практики PM помогут вам улучшить как производительность вашего проекта, так и использование программного обеспечения для управления проектами. Например, понимание того, как создать WBS (структуру разбивки работ), поможет вам разбить проекты на задачи.

    Взаимодействовать с другими. Обращение за помощью и советом к поставщику программного обеспечения, форуму сообщества или другим лицам в вашей компании может помочь вам найти наилучшие способы организации проектов и задач в системе. Не существует идеального решения, подходящего для всех сценариев. Однако, общаясь с другими, вы можете раскрыть новые идеи и узнать, что работает для компаний или проектов, похожих на ваши.

Оставьте заявку и узнайте все о возможностях автоматизации вашего бизнеса!