Контроль работы с подрядчиками

Организация мероприятий — это искусство управления множеством переменных: сроки горят, подрядчики подключаются на разных этапах, бюджеты могут пересматриваться в последний момент. Отсюда возникает потребность в инструменте, позволяющем контролировать сроки, документооборот и маржинальность проекта.

С такой задачей к нам обратилась компания, специализирующаяся на проведении мероприятий под ключ.

С какими проблемами к нам обратились:

1. Отсутствует единая система учета подрядчиков и сегментации по зонам ответственности.
2. Оплаты проводятся несистемно, без привязки к этапам работ и договорным обязательствам.
3. Договоры и сопутствующие документы хранятся в почтовых переписках и локальных таблицах, что затрудняет оперативный доступ и контроль.
4. Залоги фиксируются без указания сроков внесения и возврата.
5. Отсутствует возможность оперативно оценивать реальную рентабельность сделки на промежуточных этапах. 

Наши предложения и их реализация

Вместо точечных решений, мы разработали единый механизм управления взаимодействием с подрядчиками в рамках каждой сделки. Система интегрирована в существующие бизнес-процессы и охватывает ключевые аспекты контроля.

В результате появился процесс, позволяющий фиксировать и отслеживать:

1. Подрядчика и направление его деятельности (декор, свет, звук, кейтеринг и пр.). В карточке подрядчика отображаются проекты, где он принимал участие, и статусы работы;
2. Условия оплаты, суммы и статусы. Контроль ведется по каждому подрядчику раздельно, а затраты интегрируются с основной сделкой;
3. Статусы документооборота. Этап согласования договора, факт подписания и получения подписанного оригинала. Сканы документов остаются храниться в системе;
4. Механизм учета залогов, внесенных за услуги подрядчиков. Контроль внесения залогов, возвратов и возникших дополнительных затрат;
5. Автоматизированный расчёт маржинальности по каждой сделке с учётом актуальных затрат на подрядчиков.

Результат