Полное руководство по работе в Битрикс24.Скрам

18.12.2022

Сегодня в статье:

Что такое Скрам
Зачем нужен Скрам
Особенности работы в Битрикс24.Скрам
Как создать Скрам-команду
Как работать в Скрам Битрикс24
3 ошибки при работе по Скрам

Со временем большинство компаний развиваются. Их задачи становятся все более масштабными и объемными. Чтобы прийти к глобальной цели, приходится разбивать ее на несколько небольших, организовывать качественное выполнение каждой. В этом помогает Скрам Битрикс24.

Что такое Скрам

Скрам — один из agile-подходов. Это способ организации совместного бизнес-процесса. Скрам предполагает поэтапную разработку или улучшение продукта небольшой командой специалистов разного профиля.

Agile — набор «гибких» методологий. Они применяются для работы над проектом с разноплановыми задачами. Суть Agile в том, чтобы подстраиваться под изменения условий, искать уникальные решения, а не ограничиваться жесткими стандартами.

Изначально Скрам использовали только в IT-разработках. Но сегодня все больше компаний, никак не связанных с IT, переходят на этот метод организации процессов.

Зачем нужен Скрам

Скрам особенно актуален, когда компания работает над новым для себя проектом или занимается разработкой «большого» продукта. Например, если появились дополнительные идеи или тестирование продукта показало неожиданные результаты, сотрудники в Скрам могут подкорректировать план работы.

Изменять цели можно после каждого спринта. Таким образом каждый следующий шаг получится четким. А значит, выше шанс уложиться в бюджет и завершить проект в срок.

Спринт — короткий временной интервал. Он отводится на выполнение одного этапа проекта в Скрам.

Скрам помогает команде обучаться во время работы, искать новые подходы к выполнению классических задач, расширять границы мышления.

Особенности работы в Битрикс24.Скрам

Битрикс24 — это не только CRM и планировщик задач. Это еще и площадка для совместной работы над проектами. Один из инструментов, который помогает команде справляться с заданиями эффективнее, — это Скрам.

Изначально философия Скрам подразумевала живое общение. Но в Битрикс24 можно проводить виртуальные конференции и обсуждать задачи онлайн. Такой формат удобнее, ведь работать можно в любое время и не обязательно в офисе.

Функционал системы позволяет всем пользователям использовать Скрам для своих проектов. Так что руководитель может назначить на работу над спринтом как целый отдел, так и одного сотрудника.

Как создать Скрам-команду

От тарифа зависит, сколько Скрам-команд вы можете добавить:

Бесплатный – до 5 команд
Базовый – до 5 команд
Стандартный – до 10 команд
Профессиональный – до 20 команд
Энтерпрайз 250 – до 40 команд
Энтерпрайз 500 – до 60 команд
Энтерпрайз 1000 – до 80 команд

Каждый следующий тариф дает на 20 команд больше.Чтобы начать работу над проектом, нужно создать команду. Кликаем на Задачи и проекты > Скрам.

Находим кнопку Создать.

В появившемся окне вписываем название будущей Скрам-команды, описание, выбираем аватар и тему оформления.

Кликнув на Расширенные настройки, можно установить длительность спринта, теги, ответственного сотрудника и инструменты, которые понадобятся Скрам-команде.

Нажмите на вкладку Конфиденциальность и выберите открытый, закрытый или секретный тип Скрам-процесса. Конфиденциальность влияет на то, каким образом новые участники могут попасть в Скрам-команду и кто видит информацию о спринте.

Во вкладке Участники можно добавить сотрудников в команду.

В Скрам-команде есть своя иерархия. Создатель команды может распределить следующие роли:

Владелец продукта. Человек, который контролирует процесс и формирует план дальнейших действий. За ним последнее слово. Обычно владельцем продукта выбирают руководителя отдела или сотрудника, ответственного за конечный продукт.
Скрам-мастер. Наставник, лидер, который знает, как работать по Скрам. Он должен объяснять принцип действий другим участникам, следить за соблюдением правил, решать технические вопросы и спорные моменты. На эту «должность» может быть назначен руководитель, создатель команды или подкованный в техническом плане менеджер.
Команда разработки. Исполнители задач. Часто специалисты разного профиля.
Заинтересованные лица. Те, кто участвует в реализации проекта. Они могут консультировать по задачам, принимать результаты спринтов, но не имеют доступа к редактированию чего-либо.

Когда настройки установлены, кликаем на кнопку Продолжить. Скрам-команда создана.

Как работать в Скрам Битрикс24

Рассмотрим вариант, когда команда создает новый продукт. Сотрудники пока слабо представляют, к какому результату стоит прийти. Четкого плана действий нет.

Руководителю нужно с помощью Скрам организовать работу команды и получить качественный продукт.

Создать чаты и встречи

В начале нужно узнать, как обстоят дела у команды. Поэтому запланируем онлайн-встречу с командой.

В настройках Скрам-команды кликаем на Чаты и встречи, выбираем подходящий тип встречи, удобное время и планируем событие.

Типы встреч бывают следующие:

Ежедневный скрам. Ежедневные встречи на 15-30 минут. Нужны для обсуждения текущих дел, решения возникающих вопросов, объявления новостей.

Планирование спринта. Встреча перед новым спринтом. На ней обсуждают цели следующего спринта, комментируют задачи, рассматривают предложения коллег.
Обзор спринта. Нужен для подведения итогов завершенного спринта. Обсуждаются ошибки, достижения, отмечаются успехи конкретных участников.
Ретроспектива спринта. Встреча для принятия решений, как можно улучшить прошлые процессы, классические коммуникации и привычные техники работы.

Заполнить беклог задачами

Беклог — это ячейка, где каждый участник команды может предложить задачу. Но выбрать задачи, которые будут взяты в работу, может только руководитель.

Можно нажать на DOD (Definition of Done), чтобы добавить чек-лист с критериями завершения спринта.

По пунктам этого чек-листа менеджеры проверяют, все ли пункты спринта они выполнили, достигнут ли результат.

Добавить эпики

Эпики — это глобальные цели, за которыми закрепляются задачи беклога.

Их можно добавить так: нажать на кнопку Эпик, дать название, придумать описание и выбрать для наглядности цвет.

Затем из беклога нужно выбрать задачи и распределить их по эпикам. После этого у задачи появится отметка ее эпика.

Добавить другие эпики можно во вкладке Элементы Скрама > Эпики.

Запланировать и запустить спринт

Спринт должен вести к осуществлению одной общей цели. Поэтому перед его созданием нужно определиться с тематикой спринта. Дальше выбираем из беклога задачи, которые подходят под установленную тематику.

Называем спринт и ставим дедлайн.

Участники команды с помощью Стори Принтов могут оценить сложность каждой задачи.

Стори Поинт — это мера для определения сложности задачи. Балльность от 1 до 10 показывает, как много усилий нужно приложить для выполнения задачи и насколько одно задание сложнее другого.

Если команде не подходит оценка сложности Стори Поинтами, то можно устанавливать часы, которые потратятся на работу.

Когда все задачи выбраны и их сложность определена, нажимаем на Запустить. Откроется окно спринта.

В нем можно еще раз отредактировать данные, после чего кликаем Запустить.

Работать в спринте

В разделе Активный спринт можно отслеживать процесс. Задачи разделены по столбцам в зависимости от стадии выполнения: недавно добавленные, в работе, завершенные.

На Диаграмме сгорания задач отображается, сколько работы выполнено и сколько осталось. Диаграмма позволяет оценить эффективность команды, откорректировать сложность и дедлайны.

Синей линией на диаграмме отмечен идеальный темп выполнения задач. А красной (у нас пока только точка) — реальная скорость команды.

Оценить скорость своей команды можно, нажав Элементы скрама > Скорость команды. Появилась Диаграмма скорости команды.

На ней синими столбиками отмечены запланированные задачи, а красными — выполненные.

Завершить спринт

После завершения спринта появляется окно с его результатами. В окне указаны выполненные задачи и достигнутые цели. В разделе Действия с незавершенными задачами перенесем задачи из текущего спринта в новый или в беклог.

После завершения нескольких спринтов появляется точное представление о нужных для достижения целей сроках. Сложность задач определяется легче и корректнее.

3 ошибки при работе по Скрам

Скрам помогает сделать бизнес-процессы прозрачными, а работу — слаженной. Но в начале большинство команд совершают типичные ошибки. Вы их тоже совершите:) Но своим опытом мы все-таки поделимся. А вдруг поможем вам избежать хотя бы некоторых «проколов»?

Не уточнять детали

Во время первых спринтов у каждого участника команды свое представление о работе по Скрам. Одни представляют работу как полную свободу. Другие ждут постоянного контроля от Скрам-мастера.

Обсуждайте все детали на берегу. Для этого придется задать коллегам много вопросов. Но лучше уделить разговору время в начале, чем объяснять правила после совершения ошибок.

Спешить с внедрением

Особенно это не стоит делать, если у сотрудников большой опыт и они считаются профессионалами. У них уже отлажены принципы организации работы, которых они придерживаются.

Если вы резко решите перейти на Скрам, то ваши сотрудники воспримут это как фразу «вы работаете неправильно, будем вас учить «правильной» технике». Сотрудники воспримут это в штыки.

Верным решением будет спрашивать, что каждый из коллег думает насчет конкретного изменения. И, конечно, насильно ничего не внедряйте.

Делать все по методичкам

Разумеется, их писали неглупые люди. Но у их компании были свои особенности, а у вас — свои. Другими словами, правила, которые работали в одном коллективе, запросто не подойдут другому.

Поэтому пробуйте разные способы работы. Но если видите, что разработанные вашей командой правила эффективнее, чем записи из методичек, не «ломайте систему».

Резюме:

Работа по Скрам помогает добиваться глобальных целей простыми шагами. Не бойтесь совершать ошибки, прислушиваться ко мнению команды и пробовать новые варианты организации процессов.

Работать по Скрам можно в Битрикс24. Подробнее о нем мы рассказали в этой статье.

Чтобы проконсультироваться с нашим специалистом насчет внедрения Битрикс24, нажмите на кнопку ниже: