Автоматизация процессов — средства и этапы автоматизации

24.12.2022

Привет! Наверняка абсолютно каждый руководитель хоть раз задавался вопросом, как ускорить производство, сервис или продажи. Ответом на этот вопрос будет автоматизация бизнес-процессов, а именно внедрение автоматизированных систем. Многие обязанности сотрудников, что до этого выполнялись вручную, будут переданы в управление инструментам автоматизации. Это модернизирует многие процессы в бизнесе.

Так для чего же это нужно?

В первую очередь для экономии времени и финансов. Многие монотонные и рутинные задачи, исполняемые сотрудниками, занимают драгоценные ресурсы производства. Делегируйте такие задачи инструментам оптимизации. Это поможет выделить время на задачи, которые виртуальным технологиям выполнить не под силу.

Во-вторых, автоматизация процессов сбережет от дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором.

И само собой внедрение автоматизированных систем в производство поможет масштабировать бизнес. С ростом компании увеличится и объем работы. Тяжело представить крупный и успешный бизнес, где большинство задач выполняется вручную.

Выделим основные этапы автоматизации.

1 Этап — Анализ бизнес-процессов

Без тщательного анализа работы всей системы автоматизация будет попросту невозможна. Необходимо установить, какие слабые места присутствуют в системе и поможет ли автоматизация их устранить.

Для поиска слабых мест Вы можете смоделировать то, как должны выглядеть Ваши бизнес-процессы. Для этого используйте либо специальные программы, такие как виртуальная доска miro, либо ограничьтесь бумагой и ручкой.

Легко визуализировать процессы в виде схемы или UML-диаграммы. Так Вы запросто найдёте все слабые места. Например, слишком долгое время выполнения процесса, однотипность задач или их монотонность.

Нужно найти основные «узкие места» Вашей системы. Затем определить, какой именно результат Вы хотите получить на выходе. Например, снижение затрат, повышение производительности, увеличение выручки. Понятная конечная цель поможет заложить фундамент для последующего внедрения инструментов автоматизации.

2 Этап — Выбор инструментов

Вы сформулировали конечную цель и произвели необходимые расчёты. Таким образом удостоверились в материальной пользе автоматизации. А значит самое время определиться с основными инструментами для работы.

Следует ориентироваться на наличие удобного интерфейса у инструмента, а также возможность настраивания отчетности, отслеживания статистики и ведения базы клиентов. Не стоит забывать и про совместимость с уже имеющимися корпоративными системами и инструментами.

Среди универсальных инструментов для автоматизации процессов на начальном этапе — Google-таблицы, Microsoft Excel.

Для решения задач по автоматизации отдела продаж и системной работы с базой клиентов можно воспользоваться следующими сервисами:

CRM-системы AmoCRM и Битрикс24 помогут вести учёт взаимодействия с клиентами,
Битрикс24 или Asana станут незаменимыми помощниками при проектной работе и работой с целями,

Unisender и SendPulse прекрасно справятся с массовой email-рассылкой,
инструменты 1С и МойСклад помогут организовать финансовый и складской учет.

Следует ответственно подойти к выбору инструментов автоматизации. Для этого будет достаточно выбрать предметную область и сферу применения инструмента.

3 Этап — Внедрение изменений в систему

Это, пожалуй, самый ответственный и сложный этап автоматизации бизнес-процессов. Вам, как руководителю, следует учитывать некоторые аспекты:

1) Внедрение новых технологий влечёт потенциальное сокращение сотрудников. Поэтому заранее предупредите коллег о возможном увольнении. Это, скорее, актуально для крупных компаний. Поэтому если Вы руководитель растущего бизнеса, этот пункт можете смело пропустить.

2) Необходимо донести до коллектива выгоды внедрения изменений. Обязательно разъясните все плюсы и минусы перехода к новым технологиям и продумайте ответы на возможные возражения.

3) Следует уделить определённое время тестированию установленных продуктов и отказоустойчивости системы. Также не стоит списывать со счетов «человекоресурсы», что будут затрачены на освоение новых инструментов. Проведите обучение команды или делегируйте эту задачу профессионалам.

4 Этап — Корректировка

Даже самая эффективная и оптимизированная система требует дальнейших доработок. После автоматизации любого процесса крайне важно искать потенциальные точки роста и улучшения системы. Для этого следует регулярно отслеживать эффективность изменений, собирать статистические данные и обратную связь от сотрудников.

Не всегда результаты появляются мгновенно. Все зависит от таких критериев, как масштабы бизнеса, сложность внедренных технологий, «восприимчивость» коллег к новой системе и их удовлетворенность ею.

Поэтому очень важно сравнивать показатели до и после изменений в бизнес-процессах. Только так можно объективно определить коммерческую выгоду и обнаружить «узкие места» для последующей корректировки.

5 Этап — Вовлеченность команды

Абсолютно на каждом этапе автоматизации фигурировала идея необходимости вовлечения команды в процесс. Например, внедрение новых технологий в систему, распределение «человекоресурсов» или же сбор статистических данных в процессе и после внедрения. Данный пункт — обобщение вышесказанного, а не описание нового этапа с рекомендациями по реализации.

Именно Ваша команда является ключевым фактором при формировании и внедрении серьезных инноваций. Поэтому крайне важно считаться со мнением коллег, разъяснять новые сценарии работы и при необходимости идти на уступки.

Только путем сотрудничества руководителя и команды возможно достичь действительно высоких результатов

Не забывайте о непрерывной коммуникации с коллегами, совершенствуйте умение грамотного преподнесения информации и чаще собирайте обратную связь от команды. Будьте открыты к предложениям специалистов и научитесь слышать своих коллег.

Вот и все основные этапы автоматизации бизнес-процессов! Придерживайтесь данной стратегии, а также создавайте собственные сценарии автоматизации. Проверяйте гипотезу за гипотезой и оставляйте лучшее.